Usa el buzón de forma más efectiva con estos 10 consejos y trucos

Internet nos ha proporcionado muchos adjetivos nuevos. Buscar algo es «buscarlo en Google». Llamar a alguien por teléfono es «llamarle por Skype». Enviar un mensaje a alguien es «para que no lo haga» o «aplicarle» (como en WhatsApp). Cuando se trata de enviar un archivo a través del almacenamiento en la nube, el adjetivo para eso pertenece firmemente a Dropbox con «I$0027ll Dropbox it».

Después de todo, «I$0027ll Google Drive you the file» no suena exactamente igual, ¿verdad?

Aparte de lo básico del uso de Dropbox (que ya ha sido repasado sin cesar), ¿qué otras cosas puede hacer para maximizar su uso fuera del servicio? Ese es el tema de hoy en la clase de tecnología de GroovyPost.

Usa el buzón de forma más efectiva con estos 10 consejos y trucos

Bien, estudiantes, tomen notas.

Controla lo que se sincroniza usando «Selective Sync»

Si tienes muchos archivos dentro de la versión web de tu cuenta de Dropbox, puede que no quieras que todos ellos se acumulen en tu ordenador. Especialmente si tienes espacio limitado en tu disco duro. Por lo tanto, si tienes archivos que no son estrictamente necesarios en este momento en tu ordenador, puedes usar algo llamado Selective Sync .

Esto le dice a Dropbox que elimine esa cierta carpeta de la computadora pero que la mantenga en la versión web de Dropbox. Si tienes Dropbox instalado en varios ordenadores, puedes tener diferentes configuraciones de sincronización selectiva en cada dispositivo, dependiendo de tus necesidades y del espacio en el disco duro.

Para usar la función, haz clic con el botón derecho del ratón en el icono de Dropbox de la bandeja del sistema y ve a Preferencias. Bajo la pestaña Sync se encuentra la opción Selective Sync .

Si haces clic en el botón, se mostrarán las carpetas de tu Dropbox. Desmarca las carpetas que quieras eliminar del ordenador y haz clic en Actualizar . Ahora observa cómo desaparece la carpeta de la computadora.

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Tenga en cuenta que sólo puede eliminar carpetas, no archivos individuales. Por lo tanto, los archivos que desee eliminar deben ir a una carpeta y esa carpeta debe ser eliminada. Generalmente tengo una carpeta «unsync» y tiro todos los archivos innecesarios en ella.

Compartir y comentar archivos usando el menú de clic derecho

Cuando estás en la carpeta Dropbox de tu ordenador, al hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo aparecen varias opciones relacionadas con Dropbox: Compartir, Copiar enlace de Dropbox, Ver en Dropbox.com, Historial de versiones y Ver comentarios.

Al hacer clic en Compartir se puede establecer un enlace para compartir e introducir la dirección de correo electrónico de la persona a la que se desea enviar el enlace. También puedes hacer clic en la opción para copiar el enlace en tu portapapeles. De esta manera, puedes enviar el enlace a través de un mensaje de texto, un mensaje de chat, lo que sea.

Enviar solicitudes de archivos a usuarios que no son de buzón

Aunque Dropbox se ha convertido en sinónimo de almacenamiento en la nube, no todo el mundo lo usa. ¿Y qué pasa si necesitas un usuario que no sea de Dropbox para subir algo a tu cuenta? A menos que secuestren a toda su familia y les digan que abran una cuenta en Dropbox, podrían usar uno de los dos servicios.

El primero es Send To Dropbox que crea una dirección de correo electrónico única. Entonces puedes dar la dirección de correo electrónico a las personas y ellas pueden enviarte los archivos por correo electrónico, que luego aparecerán en tu cuenta.

La segunda posibilidad es JotForm , que tiene una función que permite configurar e incrustar un cuadro de carga de archivos en su sitio web. Yo dudaría en usar esto porque cualquiera puede subir cualquier cosa a tu Dropbox, incluyendo archivos infectados con virus. Por lo menos con «Send To Dropbox», puedes ser cauteloso sobre a quién le das la dirección de correo electrónico.

Conecta tu cuenta del buzón a los sitios web de descarga de libros electrónicos

Los sitios web de descarga legal, como Proyecto Gutenberg , ahora le permiten enlazar con su cuenta de almacenamiento en la nube. De esta manera, cuando quieras descargar un libro, puede ser enviado directamente a tu cuenta en Dropbox, Google Drive o OneDrive.

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Simplemente elige el libro que quieras y verás los iconos de almacenamiento en la nube a la derecha. Elige el servicio que prefieras y se te pedirá que autorices al sitio a acceder a tu cuenta de Dropbox.

Añadir «Dropbox For Gmail» para integrar sus archivos en un correo electrónico

Como el tamaño de los archivos adjuntos de los correos electrónicos sigue estando restringido a unos 25MB, una forma de evitarlo es poner el archivo en el almacenamiento en la nube y enlazarlo dentro del correo electrónico. Entonces el destinatario sólo tiene que hacer clic en el enlace de almacenamiento en la nube para descargar el archivo.

Introduce «Dropbox» para Gmail. Para obtener este complemento gratuito de Gmail, haz clic en el botón «+» de la barra lateral derecha del nuevo Gmail. Cuando aparezca el cuadro Google Apps Suite, busca Dropbox. Un par de clics más tarde, se añadirá. Ahora actualiza tu página de Gmail para verla en funcionamiento.

Ahora, cuando estés escribiendo un correo electrónico a alguien, verás un pequeño icono de Dropbox entre las opciones. Al hacer clic en él, podrás acceder a tus archivos. Elige el que quieras enviar, y te irás a las carreras.

Activar el intercambio de imágenes en el buzón

Esta es una que no uso mucho ya que ya tengo mi fiel aplicación de captura de pantalla – SnagIt. Sin embargo, a algunos de ustedes les gustaría usar la función de compartir capturas de pantalla en Dropbox.

Sin embargo, no hace capturas de pantalla. Sólo pone tus capturas de pantalla en una carpeta de Dropbox y automáticamente hace enlaces para compartir Dropbox para que otros puedan descargarlas.

En la configuración del buzón está la opción de compartir capturas de pantalla.

Ahora, cuando hagas una captura de pantalla (digamos con CMD + SHIFT + 4 en tu MacOS), la captura de pantalla irá a una carpeta de «capturas de pantalla» en tu Dropbox. Entonces se generará automáticamente un enlace para compartir y se copiará en tu portapapeles.

Mover la ubicación por defecto de la carpeta del buzón en su ordenador

¿Recuerdas al principio cuando te hablé de la Sinc. Selectiva? Bueno, bajo esa misma pestaña Sync está la ubicación por defecto de la carpeta Dropbox en tu ordenador.

Generalmente, Windows y MacOS ponen la carpeta Dropbox en un lugar realmente estúpido e inconveniente. Mientras que a mí me gusta tener una carpeta de Almacenamiento en la Nube en el ordenador, y allí tener las carpetas por defecto para Dropbox, Google Drive, Sync, etc. Me molesta sin fin que OneDrive no pueda ser movido.

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Si quieres mover fácilmente tu carpeta de Dropbox a otro lugar de tu ordenador, haz clic en el botón Move debajo de Ubicación de la carpeta de Dropbox . Elige tu nueva ubicación y la carpeta se moverá junto con todo el contenido de la misma.

Cambiar la ubicación predeterminada de «Guardar» en el buzón

En lugares como la configuración de su ordenador y la configuración del navegador, se le pide que especifique una ubicación predeterminada para guardar los archivos. Tengo una carpeta de «Descargas» en la que se guarda todo, pero en vez de eso, ¿por qué no especificar una carpeta de Dropbox? De esta manera, todo lo que descargues se sincronizará en todos los ordenadores.

La única desventaja es asegurarse de tener suficiente espacio en el Dropbox si tienes el hábito de descargar archivos grandes… ejem.

Archivos de buzón seguro con BoxCryptor

Una de las desventajas del almacenamiento en la nube es que (hasta ahora) no ofrecen encriptación. La única excepción es Sync, que también uso y que es genial. Pero Dropbox no ofrece ninguna encriptación de archivos.

Hasta que lo hagan, una buena alternativa es BoxCryptor . Con una versión gratuita limitada y dos versiones de pago, BoxCryptor crea una unidad virtual en tu ordenador que se convierte en tu nueva carpeta Dropbox. Cuando arrastras un archivo a la carpeta, puedes especificar si debe ser encriptado o no antes de ser enviado al servidor de Dropbox.

Almacena las grabaciones de audio en tu carpeta del buzón automáticamente

Si eres el tipo de persona que le gusta poner sus pensamientos en audio, entonces este es uno para ti. Recuperar (para iOS) y Smart Recorder (para Android) son dos aplicaciones que suben automáticamente las grabaciones a tu carpeta de Dropbox cuando has terminado de grabar.

Sin embargo, asegúrate de tener suficiente espacio en el Dropbox para todos esos archivos MP3 que empezarán a apilarse.

Conclusión

Como puedes ver, hay muchas cosas geniales que puedes hacer con Dropbox. Aunque no uses todos estos consejos, aprender algunos trucos puede hacer que Dropbox sea aún más útil de lo que ya es.

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