Una guía para el formato condicional en Excel

Una de las características más útiles de Excel es el formato condicional. Esto le permite proporcionar indicadores visuales para los datos de su hoja de cálculo. Usando el formato condicional en Excel, puedes mostrar si los datos están por encima o por debajo de los límites, con tendencias hacia arriba o hacia abajo, o mucho más.

En esta guía, aprenderá a utilizar el formato condicional en Excel y algunos ejemplos de cuándo es mejor utilizar esta función.

Cambiando el color de la célula con formato condicional

Una de las formas más comunes en que la gente usa el formato condicional en Excel es la de resaltar las reglas de la celda. Como ejemplo, digamos que un profesor utiliza una hoja de cálculo para llevar un registro de las calificaciones de un examen.

teacher grades example

Como una simple hoja de cálculo, el profesor podía escanear la hoja para ver qué estudiantes aprobaban o suspendían el examen. O, un profesor creativo podría incorporar una regla de “resaltar celdas” que resalte las calificaciones de aprobado o reprobado con el color apropiado – rojo o verde.

Para ello, seleccione el menú Inicio y seleccione Formato condicional en el grupo Estilos. De esta lista, puedes elegir qué regla quieres aplicar. Esto incluye resaltar las celdas que son mayores que, menores que, entre o iguales a un valor.

selecting highlight cells rules

En este ejemplo, el profesor quiere resaltar las celdas verdes si son mayores que el grado de aprobación que está en la celda D2. Resalta todas las celdas de la columna B (excepto el encabezado) y selecciona Greater Than del menú Highlight Cells Rules .

Puede introducir un valor estático como límite o seleccionar una celda que contenga el valor. Puedes mantener el “Relleno rojo claro con texto rojo oscuro” estándar en el menú desplegable, seleccionar cualquier otra configuración de color personalizada o seleccionar Formato personalizado para configurar el tuyo propio.

setting cell highlight limits

Puedes ver que esta regla resalta todos los grados de aprobación en verde.

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using highlight cells in excel

Pero, ¿qué hay de las notas reprobadas? Para lograrlo, tendrías que seleccionar las mismas celdas y repetir el proceso anterior, pero seleccionar la regla de “menos de”. Selecciona la misma celda de calificación de aprobación, y haz que el color sea Rojo Claro con Texto Rojo Oscuro.

highlight cell rules applied

Una vez que hayas terminado, las dos reglas aplicadas a los datos resaltarán adecuadamente los datos de la calificación según estén por debajo o por encima del límite de aprobación.

Uso de las reglas de arriba/abajo en Excel

Otra regla de formato condicional muy útil en Excel son las reglas “Top/Bottom”. Esto te permite analizar cualquier lista larga de datos y clasificar la lista en términos de cualquiera de los siguientes:

  • Los 10 artículos más importantes
  • Los 10 artículos de abajo
  • El 10% superior
  • El 10% inferior
  • Por encima de la media
  • Por debajo de la media

Por ejemplo, digamos que tienes una lista de los libros más vendidos del New York Times junto con los resultados de los críticos en una hoja de cálculo. Podrías usar las reglas de arriba/abajo para ver qué libros fueron clasificados como uno de los 10 mejores o 10 peores de toda la lista.

Para ello, sólo tienes que seleccionar toda la lista, luego en el menú de formato condicional, selecciona las reglas de arriba/abajo y luego selecciona los 10 elementos principales.

selecting high low rules

No estás limitado a los 10 artículos principales. En la ventana de configuración, puedes cambiar esto a cualquier número que desees, y también puedes cambiar el color de las celdas.

configurating top 10 items

Puede utilizar el mismo enfoque que en la sección anterior para mostrar tanto los 10 primeros como los 10 últimos añadiendo una regla secundaria y resaltando los 10 últimos en rojo, mientras que los 10 primeros se resaltan en verde.

Cuando termines, de un vistazo puedes ver los mejor y más bajos de la lista.

top 10 and bottom 10 highlights

El hecho de resaltar los elementos más altos o más bajos te permite mantener la lista ordenada de la forma que más te guste, pero aún así puedes ver la clasificación (más alta o más baja) de un vistazo. Esto también es muy útil cuando utilizas la regla de arriba o abajo del promedio.

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Usando el formato condicional de la barra de datos

Otra regla de formato condicional muy útil son las reglas de formato de barras de datos. Esto permite transformar las celdas de datos en un gráfico de barras virtual. Esta regla llenará la celda con un porcentaje de color basado en la posición en que el punto de datos esté por encima y por debajo de los límites alto y bajo que hayas establecido.

Por ejemplo, digamos que viajas mucho por trabajo y registras el combustible que usas durante los viajes a estados específicos. Esta característica de llenado aplicará un patrón de llenado para cada punto de datos basado en sus puntos de datos máximos y mínimos como límites altos y bajos. Puede transformar sus celdas de datos de combustible en un gráfico de barras usando la regla de formato condicional de barras de datos.

Para ello, seleccione toda la columna de datos y seleccione Barras de datos del menú Formato condicional .

data bar formatting

Puede elegir entre dos opciones diferentes de formato de barras de datos.

  • Relleno de gradiente: Esto llenará las celdas en un patrón de gradiente sombreado.
  • Relleno sólido: Esto rellenará las celdas en un patrón de color sólido.

Para configurar esto, sólo seleccione la columna de datos a la que quiere aplicar el relleno y seleccione una opción de relleno de gradiente o de relleno sólido del menú de barras de datos de formato condicional.

Una vez aplicado, verás el gradiente o relleno sólido aplicado a la celda de cada punto de datos.

color fill

La capacidad de convertir los datos de las hojas de cálculo en un gráfico de barras incrustado tiene muchas aplicaciones útiles.

Usando el formato condicional de la escala de colores

Una alternativa al uso de una opción de gráfico de barras visual que proporcionan las opciones de relleno de celdas es la función de formato condicional de escala de colores. Llena las celdas con un gradiente que representa si ese punto de datos está en el extremo inferior o superior del rango de datos global.

Para aplicar este formato, sólo tienes que seleccionar el rango de celdas al que quieres aplicar el formato, y luego seleccionar tu elección de color de Escalas de color en el menú Formato condicional .

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color scale formatting

Cuando se aplica este formato a un rango de celdas, proporciona una visualización similar a la de la opción de barra de datos. Pero el coloreado de las celdas te da una mejor visión general de dónde se encuentra cada punto de datos en un rango.

La opción que elijas realmente depende de cómo prefieras presentar tus datos en la hoja de cálculo. Una escala de colores como esta es útil si no quieres que tu hoja de cálculo parezca un gráfico de barras. Pero aún así quieres ver – de un vistazo – en qué parte del rango cae cada punto de datos.

Cómo usar los conjuntos de iconos en Excel

Una de las características más creativas del formato condicional en Excel son los conjuntos de datos de iconos. Estos permiten implementar un icono para visualizar algo sobre los datos en el gráfico.

En el menú Juegos de Iconos en Formato de condición , puede elegir entre una amplia gama de juegos de iconos.

Estos conjuntos de iconos se mostrarán dentro de cada celda de datos para representar en qué rango general de datos se encuentra ese elemento. Si seleccionas las flechas, verás una flecha roja hacia abajo para los datos bajos. Una flecha verde hacia arriba para los datos altos. Una flecha horizontal amarilla para los datos de rango medio.

icon data sets

Estos colores son completamente personalizables si lo desea. Para personalizar, sólo tienes que seleccionar la columna de datos y seleccionar Manage Rules en el menú Conditional Formatting.

Todas estas opciones de formato condicional le permiten visualizar los datos en sus hojas de cálculo. Esto ayuda a comprender mejor lo que intentas representar con los datos de un solo vistazo.

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