Todo lo que necesitas saber sobre cómo empezar a usar Google Docs

Hace tiempo, yo era un fanático de Microsoft Word. Pero eventualmente, me cansé de pagar por algo que tenía alternativas gratuitas en línea. Así que probé el LibreOffice gratuito pero cuando mi ordenador se atascó, perdí todo mi trabajo. Fue entonces cuando decidí probar el Google Docs basado en la nube, y no he mirado atrás desde entonces.

Google Docs es una de las piedras angulares de la oferta de Google Office, y a pesar de la inclinación de Google a cerrar sus servicios de forma casual , ha sido hasta ahora uno de los que ha quedado en pie, ya que fue comprado por Google en 2006 . Junto con las Hojas de Cálculo, Resbaladillas , Formas , y Dibujos , Google ha construido una enorme y formidable suite de productividad que rivaliza con Microsoft, que solía dominar este rincón de la industria de la tecnología de la información con muy poca competencia por hablar.

En mi opinión, Google Docs tiene dos puntos fuertes. Uno, es un enorme monolito de una compañía con reconocimiento de marca universal que no es probable que vaya a la bancarrota en el próximo siglo. Así que la gente se siente segura de transferir su importante trabajo al servicio y dejarlo allí. No se despertarán una mañana para encontrar el servicio cerrado de repente.

En segundo lugar, Google Docs se alimenta de los otros servicios de Google (traducción, búsqueda, fuentes, imágenes, etc.). Todo está perfectamente integrado y se puede utilizar conjuntamente, todo con una sola cuenta.

Pero, ¿tú realmente sabes todo lo que hay que saber sobre Google Docs? Pronto lo averiguaremos.

Lo que Google Docs es en una cáscara de nuez

Cuando usas algo como Microsoft Word o LibreOffice, los archivos que guardas sólo se guardan en el ordenador en el que trabajas (a menos que los guardes en una solución de almacenamiento en la nube como Dropbox). Además, cualquier cambio que hagas se perderá tan pronto como cambies algo y luego pulses el botón » save «.

Ahora compara esto con Google Docs. Google Docs es una versión similar y reducida de Microsoft Word, excepto que reside en línea . Esto significa que:

  • Todos sus documentos están disponibles en línea dondequiera que haya una conexión a Internet. Si su ordenador se fríe, puede simplemente ir a otro ordenador para obtener sus archivos. No se pierde nada.
  • No tienes que acordarte de guardar nada porque cada vez que cambias algo en el documento, incluso si solo pulsas la barra espaciadora, Google Docs lo guarda automáticamente en una nueva versión.
  • Una nueva versión significa que si quieres retroceder tu documento a una versión anterior, está literalmente a un par de clics de distancia.
  • Puedes instalar extensiones y widgets para facilitar tu trabajo. Muchas de ellas están vinculadas a otros servicios de Google.
  • Puedes invitar a las personas con una cuenta de Google a unirse al documento y todos pueden ver a todos los demás visitantes del documento incluyendo cualquier escritura/cambio que hagan en tiempo real. Puedes editar las ediciones de otras personas, dejar comentarios y chatear en un cuadro de chat. Esto hace que la colaboración sea muy sencilla.

Obviamente, hay otros productos que hacen todo el trabajo de colaboración como <a href="https://www.dropbox.com/paper">Dropbox Paper . Microsoft Word y LibreOffice también permiten dejar comentarios en los documentos. Word Online también está avanzando en el área de la co-autoría y la colaboración. Pero, es Google quien, en mi opinión, ha logrado crear el producto más superior. Simplemente funciona muy bien.

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Echemos un vistazo a cada característica por turno.

En línea dondequiera que haya una conexión a Internet

Está muy de moda <a href="https://www.theguardian.com/technology/2008/sep/29/cloud.computing.richard.stallman">para luchar contra los males de la computación en la nube pero enfrentémoslo, hay una muy buena razón por la cual la computación en la nube es popular. A saber, es conveniente. Los humanos aman conveniencia. Con la computación en nube, no tienes que preocuparte por instalar software en todos tus dispositivos o hacer copias de seguridad de tus archivos.

Todo lo que necesitas es una contraseña fuerte para proteger tu cuenta en la nube, junto con una autenticación de dos factores.

Pasando por la puerta principal

Hay dos formas de acceder a Google Docs. O bien a través de su enlace directo – <a href="https://docs.google.com/">docs.google.com – que te traerá aquí :

O a través del enlace Google Drive – <a href="https://drive.google.com/">drive.google.com – y luego haga clic en el botón azul Go To Google Drive .

En la siguiente pantalla, haga clic en New> Google Docs .

No importa la ruta que elija, se le presentarán dos opciones: empezar con un documento en blanco o elegir una plantilla.

El documento en blanco

El documento en blanco es muy sencillo. Sólo tienes que elegirlo, darle un título al documento, y luego empezar a escribir.

Como dije al principio, Google Docs es una versión muy reducida de Microsoft Word. Así que hay una curva de aprendizaje muy superficial y prácticamente no hay espacio para ninguna catástrofe. Por eso es tan popular.

¿Recuerdas el dicho » ….tan simple que hasta mi abuela podía hacerlo «? Bueno, eso se aplica a Google Docs. Simplemente empieza a escribir. Como dije antes, simplemente funciona.

Cambiar los ajustes de la página

Hay varias opciones disponibles para cambiar la configuración de la página de la manera que usted quiera.

Primero, si vas a File> Page Setup , puedes subir esta caja. Una vez que haga los cambios, puede guardarlos como valores predeterminados para todos los documentos futuros.

También hay estos en la barra de menú superior.

El de la izquierda es la alineación del texto/imagen y el de la derecha es el espacio entre líneas.

Para ver el resto de los ajustes, sólo hay que pasar el ratón por encima de ellos y aparecerá un tooltip con el nombre de la función, junto con su atajo de teclado.

Fuentes y cómo conseguir más

Con las fuentes, se obtienen las comunes como Arial, Times New Roman, Verdana, etc. Pero si quieres ponerte un poco loco con tus fuentes, puedes descargar e instalar más, a través de Fuentes de Google . Simplemente haz clic en » Más fuentes » en la parte superior del menú de fuentes.

Esta caja aparecerá, a través de las fuentes de Google. Elige las fuentes que quieras haciendo clic en ellas, luego haz clic en OK .

Ahora los verás en tu menú de fuentes.

Las Plantillas

A veces se necesita un tipo de documento específico y en lugar de formatearlo usted mismo, puede elegir una de las plantillas preformateadas que proporciona Google.

Si este es el camino que desea seguir, elija » De una plantilla » al optar por crear un nuevo documento. Entonces aparecerán las plantillas gratuitas.

Hay mucho para elegir, como currículos, membretes, informes, folletos, apuntes de clase, planes de lecciones, manuales, contratos y mucho más. Simplemente elija uno y empiece a personalizarlo según sus necesidades.

Aunque estoy desconcertado por qué un perro necesita un currículum. ¿Tal vez para solicitar el puesto de perro guardián?

Guardando cada cambio automáticamente

¿Recuerdas cuando te dije que Google Docs guarda todo automáticamente? Cuando empieces a escribir el documento en blanco, mira en la barra de menú superior junto a la opción «Ayuda». Verás esto :

Y luego esto:

Cuando veas las palabras, » Todos los cambios guardados en la unidad «, nunca tendrás que preocuparte por perder nada de lo que hayas escrito en ese documento. A menos que borres el documento, por supuesto.

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Retroceder a las versiones anteriores

Haciendo clic en ese enlace » Todos los cambios guardados en la unidad » te mostrará las versiones anteriores. Así que si has cambiado algo, lo odias totalmente y quieres volver a una versión anterior, es completamente fácil.

Después de hacer clic en el enlace «Todos los cambios guardados en la unidad» , verás esto :

El de arriba es la versión actual. Las de abajo son las versiones más antiguas con marcas de tiempo. Elija la versión a la que quiere volver haciendo clic en la derecha. Luego, en la parte superior de la página, haz clic en » Restaurar esta versión «.

¡Ahora mira la versión antigua regresar mágicamente!

Complementos para una experiencia de usuario más enriquecida

Google Docs tiene muchos complementos que puedes instalar para que tu experiencia sea mucho más fácil. Además, los desarrolladores pueden crear los suyos propios y enviarlos para que Google los tenga en cuenta.

Para ver los complementos, vaya al menú de complementos en la parte superior de la pantalla y elija » Get Add-ons «. Aparecerá un cuadro donde verás algunos complementos resaltados, así como un cuadro de búsqueda para encontrar otros.

Aquí están mis favoritos que uso todo el tiempo. Cuando los abre y los usa a través del menú de complementos, se abren en un panel de la barra lateral derecha. Sólo puedes usar un complemento a la vez.

Mejor recuento de palabras

Encontrar el recuento de palabras es fácil. Sólo tienes que ir a Herramientas> Recuento de palabras . Pero si estás en el flujo, detenerse para hacer clic constantemente en las opciones del menú puede ser realmente irritante. Aquí es donde Mejor Conteo de Palabras sobresale.

Después de abrirlo, se sienta a la derecha de la pantalla. Entonces, tan pronto como empieces a escribir, tu número de palabras cambiará en tiempo real. No es necesario hacer clic.

Tesauro OneLook

Cuando estás ocupado escribiendo, a veces es difícil pensar en la palabra correcta. Ahí es donde el Tesauro OneLook es útil. Además de sinónimos, también puedes obtener rimas, adjetivos, sustantivos y mucho más.

Openclipart

Algunos ven a Clipart como algo hortera, pero hay un número igual de personas a las que les gusta. Por eso, si necesita que Clipart se incluya en su documento de Google Docs, Openclipart es un complemento esencial.

Después de abrirlo, la barra lateral derecha se abrirá con un cuadro de búsqueda. Busca lo que estás buscando y luego haz clic en él. Se insertará automáticamente en el documento.

Traducir

Google Docs tiene una función para traducir todo el documento (más sobre eso más adelante). Pero también puedes traducir pequeños trozos del documento con el complemento » Translate «.

Resalta el texto que quieres traducir, abre el complemento «Traducir», elige el idioma de destino y haz clic en el botón » Traducir «.

Invitar a la gente a tu documento, comentario y chat

Una de las mejores características de Google Docs son las funciones de colaboración en tiempo real. No importa en qué lugar del mundo se encuentren tú y tus colegas, todos pueden reunirse en el mismo documento, dejar comentarios, editar los escritos de los demás y chatear.

Antes de Google Docs, la gente enviaba por correo electrónico la última versión de un documento de procesamiento de texto a un amigo o colega. Cuantas más versiones se enviaban por correo electrónico, mayor era el riesgo de que hubiera confusión sobre cuál era la última versión.

Pero Google Docs elimina ese dolor de cabeza. Ahora sólo tienes que ser invitado al único enlace encriptado y ver la última versión delante de tus ojos.

Invitando a la gente

Cualquiera que necesite ser invitado a un documento de Google necesita una cuenta de Google. Esta puede ser una cuenta estándar de Gmail gratuita o una cuenta de pago de Google Apps.

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Ahora haz clic en el botón azul «COMPARTIR» en la esquina superior derecha de la pantalla de Docs y un cuadro saltará.

Si hace clic en » Get shareable link «, tiene la opción de hacer un enlace donde cualquiera puede acceder al documento, siempre que tenga el enlace. También puedes editar sus permisos de visualización, como su capacidad para editar tu trabajo o simplemente leerlo.

O si prefieres invitar a una persona específica, puedes copiar su correo electrónico en la sección » Personas» , junto con lo que se le permite hacer en el documento. Adjunta una nota también si hay algo que quieras decirles.

Si tienes personas dentro de tu agenda de contactos para esa dirección de correo electrónico, y una de ellas es la persona a la que deseas invitar, el campo de correo electrónico se rellenará automáticamente, ahorrándote un poco de tiempo.

Cuando la persona acepte tu invitación, la verás en la parte superior de la pantalla, junto al botón SHARE.

Y también verás su cursor moverse a medida que se mueven a través del documento.

Hay que señalar que como creador del documento, usted mantiene el control del mismo en todo momento. Nadie puede quitarte del documento. Pero puedes eliminar a la gente que invitas (¡no dejes que el poder se te suba a la cabeza!).

Chateando

Mientras escribes, colaboras y demás, también puedes chatear con los demás. El cuadro de chat se encuentra junto al botón azul SHARE en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en él, se abrirá el cuadro de chat.

Comentando

Comentar cualquier parte del documento es muy fácil. Simplemente tienes que resaltar la parte del texto sobre la que quieres hacer un comentario. Entonces aparecerá una pequeña burbuja de voz a la derecha de la página.

Haga clic en eso y aparecerá un cuadro de comentarios adecuado. Ahora puedes escribir tu misiva. Cuando hayas terminado, el texto resaltado se vuelve amarillo y tu comentario se coloca en la página.

El propietario del documento recibe ahora una notificación por correo electrónico con tu comentario y puede responder o marcar el asunto como «resuelto», lo que hace que tu comentario desaparezca.

Exportando desde Google Docs

Una vez que haya terminado su documento, probablemente tendrá que exportarlo desde Google Docs en un formato determinado.

Si vas a Archivo>Descargar como…, verás las diferentes opciones disponibles.

Elija su veneno y vea cómo se descarga su archivo.

Otros consejos y trucos geniales

¿Quieres más consejos y trucos sobre Google Docs? Me alegro de que hayas dicho que sí porque tengo muchos más.

Subir documentos escaneados y otros archivos

Google quiere que utilices Google Docs como repositorio de todos tus archivos. Así que quieren que subas tus otros archivos (PDF, DOC X, etc.) y los guardes dentro de Docs / Drive.

Sin embargo, si los guardas en esos formatos de archivo, Google te penaliza tomando el tamaño de los archivos del límite de almacenamiento de tu cuenta de Google. Pero si conviertes el archivo en un «archivo de Google» (uno compatible con la ejecución en Google Docs), almacenar el archivo en Docs/Drive de repente es gratis. Además, ocupa menos espacio de almacenamiento.

Aquí hay un archivo PDF que he subido recientemente. Para convertirlo en un documento de Google, haz clic con el botón derecho del ratón en él y elige » Abrir con» y luego » Google Docs «.

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