4 formas de ahorrar tiempo y dinero optimizando los procesos financieros

Como propietario de una empresa, debe asegurarse de que paga sus gastos, invierte para el futuro y produce un buen beneficio. Llevar la cuenta de todo será cada vez más difícil a medida que su empresa crezca.

Disponer de procesos financieros eficientes le ayudará a agilizar las actividades de su empresa, al tiempo que le proporcionará la información crucial que necesita, cuando la necesita. Además, se necesitan protecciones y una gestión adecuadas para limitar los riesgos (como el pago excesivo a los proveedores, el fraude y la infravaloración).

El primer paso para optimizar sus operaciones financieras debe ser obtener un conocimiento exhaustivo de cómo se hacen las cosas actualmente en su empresa. Para ello, usted o alguien de su confianza debe realizar entrevistas y observar cómo se llevan a cabo las tareas, con el fin de detectar duplicidades y acciones propensas a errores y determinar el tiempo que tardan en realizarse. De este modo, esbozar sus procesos ayuda a determinar dónde pueden estar las posibilidades de mejora.

 

 ¿Cuáles son los procesos actuales? ¿Cómo podemos mejorar esos procedimientos, sobre todo los que están causando problemas en nuestras operaciones?”

“El objetivo es mejorar su eficiencia y eficacia”.

1. Crear un sistema para gestionar las conexiones con los clientes.

Introducir y cumplir los pedidos de forma eficiente y adecuada, así como recibir el pago rápidamente, es crucial para mantener un flujo de caja positivo, mantener a los clientes encantados y generar los datos financieros que desea.

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Pueden producirse retrasos y errores en cualquier punto del proceso, desde la entrada de los pedidos hasta su cumplimiento, pasando por el envío de las facturas y el cobro. Por ello, es fundamental planificar cada fase y buscar métodos para mejorar.

Establecer recordatorios automáticos le permite hacer un seguimiento de sus clientes, imponer penalizaciones por retraso en el pago, etc. De lo contrario, los cobros se alargan indefinidamente y no tienes suficiente capital para mantener tu negocio en funcionamiento.

2. Digitalice sus compras.

El mapeo de sus procesos de compra -desde el pedido hasta la recepción, pasando por el control del inventario y el pago de las facturas- mostrará con frecuencia numerosas formas de ahorrar dinero y mejorar los informes de gestión. Además, el empleo de soluciones digitales para automatizar las operaciones clave puede permitir a su equipo financiero realizar un mejor seguimiento de las órdenes de compra, controlar los niveles de inventario, ejecutar los pagos y proporcionar informes oportunos.

Hay menos margen de error cuando la información tiene que fluir entre departamentos cuando los procesos están automatizados, Esto disminuye la cantidad de errores y acelera el procedimiento general.

Incluso pequeñas mejoras en los procesos pueden suponer una diferencia significativa. Por ejemplo, en lugar de la entrada manual, la introducción de un menú desplegable de productos de inventario para que el personal elija puede evitar errores de entrada de datos que tardan horas en corregirse.

3. Compruebe dos veces que tiene los números correctos.

Es necesario recopilar datos precisos y oportunos en toda la organización para generar informes de alta calidad que la dirección pueda utilizar para tomar decisiones financieras, operativas y estratégicas.

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Por ello, es fundamental trazar los procesos de registro y evaluación de los datos financieros y operativos.

La captura de datos y la elaboración de informes dependen en gran medida de que el personal introduzca información precisa y la procese a tiempo.

Sin embargo, cuando se trazan los procesos y se descubren oportunidades de mejora, puede resultar difícil convencer al personal de que acepte el cambio. La formación, la comunicación frecuente y el control del rendimiento pueden ayudarle a superar este obstáculo.

“Algunos dicen: ‘Oye, llevo mucho tiempo haciéndolo igual y me ha funcionado’. “No veo por qué deberíamos hacerlo de otra manera”, dice Sood. “De lo que no son conscientes es de que no está funcionando para el resto de la empresa”. En consecuencia, revisar sus procedimientos ahora es fundamental para establecer qué tareas específicas requieren cambios.”

4. Hacer hincapié en los controles financieros

También es fundamental evaluar la eficacia de los controles financieros dentro de su organización para evitar errores, despilfarros y fraudes.

 

¿Cuál es, por ejemplo, el procedimiento para autorizar las órdenes de compra? ¿Cuál es el procedimiento para recibir y enviar el inventario en su muelle de carga? ¿Hay alguien que compruebe si los envíos coinciden con las órdenes de compra? ¿Hay alguien que compruebe si los envíos coinciden con las órdenes de compra?

Mejorar las operaciones requiere tiempo y dinero, pero  el ahorro de costes y el mayor control merecen la pena.

Se reducen los desperdicios y los errores al tiempo que se mejora el flujo de información”. Eso significa que un empresario puede tomar decisiones mucho más rápidamente para estar preparado para el siguiente mes o trimestre y ser más lucrativo.

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