Cómo utilizar Mail Merge en Microsoft Word 2016 para Mac

Si necesita enviar documentos por lotes a un grupo de personas, por ejemplo, una invitación a un evento o una reunión; la función de fusión de correo de Microsoft es una forma rápida y fácil de hacerlo. Anteriormente le mostramos cómo preparar documentos utilizando la función Mail Merge en Word 2016 para Windows, pero el proceso es un poco diferente para los usuarios de Word 2016 para Mac. En este artículo, te mostramos cómo funciona.

Usando la función de fusión de correo en Microsoft Word 2016 para Mac

La fusión de correspondencia no es sólo para documentos; puede utilizarse para folletos, boletines o materiales para envíos masivos. La creación de un documento para la fusión de correspondencia es un proceso de dos partes, que incluye el documento principal y la fuente de datos que consiste en los nombres y direcciones de las personas para cada documento. La información almacenada en la fuente de datos es utilizada por Word para combinar y luego generar documentos para cada uno.

Comencemos por reunir información para cada destinatario llamado «Nombre de campo». Un nombre de campo contiene información como el nombre, la dirección y el saludo. Otra parte importante de la creación de un documento de fusión de correo es el Formulario, que incluye la información entregada al destinatario. El ejemplo de carta que figura a continuación contiene una lista de los campos que incluiré en cada documento.

Crear listas de destinatarios

Inicie Microsoft Word, luego seleccione la pestaña Mailings> Select Recipients> Create a New List .

microsoft word for mac mail merge

La ventana de la fuente de datos aparecerá en la pantalla. Como puede ver, los campos de la lista ya están poblados con nombres que podría utilizar. Sólo para estar seguros, los eliminaría todos y usaría los suyos propios para evitar cualquier confusión. Selecciona cada campo, y luego haz clic en el botón menos para eliminarlo. Después de borrar cada campo, procede a introducir el tuyo propio. Puedes organizar cada campo, usando la flecha arriba y abajo. Cuando hayas terminado, haz clic en Crear.

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microsoft word for mac mail merge - Field Names

Dale un nombre a la fuente de datos y luego haz clic en Guardar.

microsoft word for mac mail merge - Dave data source

Llene los campos con los nombres y direcciones de cada destinatario, cuando esté completo, haga clic en OK. Nota: para agregar o eliminar un registro, haga clic en el signo más o menos en la esquina inferior izquierda de la ventana.

microsoft word for mac mail merge - List entries

Insertar campos de fusión y terminar el documento de fusión

Ahora viene la parte fácil, insertar sus campos de fusión. Selecciona la pestaña Mailings, luego haz clic en Insert Merge Field, y luego elige tu campo de fusión. Repite los pasos para rellenar el documento con los campos de fusión adecuados.

microsoft word for mac mail merge - merge fields

Guarde la carta del formulario, seleccione la pestaña Envíos, luego haga clic en el botón Finalizar y Fusionar y luego haga clic en Editar Documentos Individuales.

microsoft word for mac mail merge - edit individual documents

Entonces puede revisar sus documentos o imprimirlos.

microsoft word for mac mail merge - print preview

Los usuarios de Word 2016 para Windows notarán que hay ligeras diferencias entre ambas versiones. Word 2016 para Mac recuerda irónicamente a Word 97 para Windows. Sin embargo, ambos producen los mismos resultados.

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