Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word para crear documentos por lotes

La fusión de correo es una de las características clásicas de Microsoft Word utilizada para producir documentos en masa que contienen información única. Algunos ejemplos en los que puede ser útil son los folletos, boletines o materiales utilizados en los envíos masivos. En este artículo, te mostramos cómo usar Mail Merge en Microsoft Word.

Usando la función de fusión de correo en Microsoft Word

Para este ejemplo, crearé un documento invitando a los amigos a un evento. Una carta de fusión de correo tiene dos componentes: el documento principal y la fuente de datos como los nombres y direcciones de las personas invitadas al evento. Una vez que haya reunido la información para la fuente de datos, Word se encargará de combinar los documentos de cada invitado.

El primer paso es tener toda la información única para cada destinatario llamada Nombre de Campo, como el nombre, la dirección y el saludo. Otra parte importante de la creación de un documento de fusión de correo es el Formulario, que contiene la información que se entrega al destinatario. El ejemplo de carta que figura a continuación contiene cinco campos que tendré que incluir en cada documento.

sample document

Iniciar el Asistente de Combinación de Correo

Crear un nuevo documento en blanco en Microsoft Word y seleccionar la pestaña Mailings> Start Mail Merge> Step-by-Step Mail Merge Wizard .

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Cuando aparezca el asistente de combinación de correspondencia, elige la casilla de radio Cartas y luego haz clic en Siguiente: Documento de inicio .

Mail Merge 2

Seleccione Utilice el documento actual y luego continúe con el siguiente paso para seleccionar los destinatarios. El asistente de combinación de correspondencia te da la opción de usar un documento existente. Si ya tuviera una carta preparada, podría modificar los nombres de los campos como base para la fuente de datos.

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Mail Merge 3

El mago de la fusión de correo es poderoso. Puede utilizar múltiples fuentes para su lista de destinatarios, que incluyen una base de datos de Microsoft Access o una hoja de cálculo de Excel. Para este artículo, crearé mi fuente de datos desde el principio seleccionando, Escribir una nueva lista y luego hacer clic en Crear.

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Crear y guardar la fuente de datos

Se presentará un formulario con campos pre-poblados. Esto podría no ser ideal ya que podríamos no querer algunas de estas áreas y podría confundirnos. Así que borraremos y modificaremos algunos de los nombres de los campos; para ello haremos clic en el botón Personalizar columnas .

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Si regresa a nuestro documento de muestra, notará que sólo teníamos cinco campos, mientras que los campos pre-poblados proporcionados por Word suman un total de 13. Algunos de ellos son importantes, así que nos quedaremos sólo con los que queremos. Para eliminar un campo, selecciónelo y haga clic en Eliminar.

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Haga clic en Sí para confirmar la eliminación. Repita este paso para todas las secciones que no desee.

Mail Merge 6a

Debido a que no tenemos algunos de los campos específicos necesarios, tendremos que renombrar los campos existentes y añadir otros nuevos.

Mail Merge 6b

Una vez completada, la lista de nombres de campo debe coincidir y ser igual a la descrita en nuestro documento de muestra. Haga clic en OK para confirmar los cambios.

Mail Merge 6C

Proceda a rellenar los campos con los nombres y direcciones de cada destinatario, cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

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Guarde su fuente de datos, que se fusionará en su documento final.

Mail Merge 8

Se presentará una vista previa de los destinatarios de la fusión de correo. Si desea realizar cambios como editar o agregar un campo, seleccione la Fuente de datos y haga clic en Editar. Proceda a escribir su carta, luego ingrese los campos de fusión donde sea necesario.

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Insertar campos de fusión

Para insertar un campo de fusión, selecciona la pestaña Mailings , luego haz clic en Insert Merge Field, y luego elige tu campo de fusión. Repite los pasos para rellenar el documento con los campos de fusión adecuados.

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Cuando esté completo, guarde su carta, esto se llamará la carta del formulario. Si lo sabe, puede utilizar el documento con una estructura similar y puede elegir la opción de reutilizarlo en un documento existente durante el asistente de combinación de correspondencia.

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Documento final de la fusión

Aquí viene la parte divertida, la fusión de su documento. Selecciona la pestaña Mailings , luego haz clic en Finish & Merge y luego haz clic en Editando Documentos Individuales.

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Selecciona Todo y luego haz clic en Aceptar.

Mail Merge 15

Eso es todo. Ahora todos sus documentos están listos para imprimir o revisar.

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Estas instrucciones también funcionan en Microsoft Word 2013, 2010 y 2007. Si está produciendo documentos como certificados, las funciones de combinación de correspondencia también funcionan en aplicaciones de Office como Microsoft Publisher.

Para más consejos y trucos para usar Microsoft Office , consulte los siguientes artículos, o navegue por nuestro completo archivo de artículos de Office .

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