Cómo rastrear los cambios en los documentos de Microsoft Word

Si colaboras con los miembros del equipo en proyectos o marcas los contratos con líneas rojas, el seguimiento de los cambios en Microsoft Word puede ser un salvavidas. El seguimiento de cambios es una característica incorporada en Microsoft Word que realmente aporta cordura al proceso. Incluso si no estás trabajando en proyectos complejos como adquisiciones, fusiones, contratos o creación de un best seller – Track Changes puede ser igual de útil para proyectos de grupos pequeños, como tareas escolares.

Desde la última vez que cubrimos esta característica en Microsoft Word 2010, ha habido mejoras significativas que hacen que Track Changes sea aún más potente. Con la disponibilidad de Office Online, los usuarios pueden realizar una colaboración en tiempo real en un documento, y esa es una de las nuevas y emocionantes características que analizamos en este artículo.

Habilitar y usar el seguimiento de los cambios en Word 2016

Paso 1: Iniciar el contenido

Tendrá que empezar con algún contenido dentro del documento en el que está colaborando. Esta parte del documento está siendo escrita por un usuario diferente. El primer párrafo fue escrito por mí.

Paso 2: Habilitar los cambios de pista

Para iniciar el seguimiento de los cambios, ve a la pestaña Revisión y haz clic en Seguimiento de los cambios en el grupo Seguimiento (también puedes pulsar CTRL + SHIFT + E. )

Cuando se habilita la función de seguimiento de cambios, verás un globo para cada autor en la parte derecha de la pantalla.

Paso 3: Editar

Track Changes in Word utiliza la coordinación de colores para evitar confusiones. El primer autor es azul y el segundo es rojo. Cuando los autores adicionales hagan ediciones, también se les asignará un color único.

Cuando se realizan modificaciones en el documento, aparece una línea vertical junto al párrafo para indicar los cambios que se han hecho en el documento. Nótese que el primer párrafo no tiene esto porque Seguimiento de los cambios no se habilitó hasta más adelante en el documento. Cuando haces clic en la barra Mostrar seguimiento de cambios , inmediatamente se activa un resaltado de todas las ediciones que se han hecho en el documento junto con su comentario. Si lo mantienes activado y realizas ediciones, verás los cambios en tiempo real a medida que escribes y eliminas.

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Paso 4: Comentarios, globos y herramientas de edición adicionales

Si quieres añadir un comentario sobre una palabra o un párrafo, resáltalo y luego selecciona la pestaña Revisión y haz clic en Nuevo Comentario en el grupo Comentarios . Tus comentarios aparecerán entonces en el lado derecho del documento cuando el documento esté terminado; puedes desactivarlos.

Una de las cosas que notará cuando aplique formatos especiales como Negrita, Cursiva o Subrayado, un comentario se añade automáticamente a los cambios de pista llamado Formateado.

También puedes personalizar la forma en que quieres que los globos aparezcan en el documento. Por ejemplo, si quieres ver todas las revisiones que han sido añadidas al documento por cada autor, haz clic en Revisión tab> Mostrar marcas menú> Globos> Mostrar revisiones en globos.

Revisiones

El panel de revisión ( Review> Reviewing pane ) le permite revisar todas las ediciones de cada autor que puede ver en la pantalla en forma vertical u horizontal. Puedes hacer clic en una palabra o párrafo en el panel de revisiones, y éste navegará automáticamente a esa parte del documento.

Paso 5: Aceptar o rechazar los cambios realizados en el documento

Si está de acuerdo con los cambios que se han hecho en el documento, puede Aceptarlos o Rechazarlos. Haz clic en la barra de Mostrar seguimiento de cambios para resaltar los cambios realizados por el otro autor y, a continuación, ve a la pestaña Revisar , haz clic en el botón Aceptar para confirmar.

Ahora notará que los cambios se aplican inmediatamente.

Paso 6: Comparar o combinar documentos

Otra característica útil que los autores pueden aprovechar es la capacidad de rastrear la versión de un documento. Por ejemplo, si dos autores bifurcan los mismos documentos en dos copias y siguen trabajando en ellos por separado, pueden comparar posteriormente las dos versiones y combinarlas. Siempre y cuando tengan una estructura similar, pueden combinar las dos para crear un documento final.

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Para comparar y combinar los cambios, seleccione la pestaña Revisar , haga clic en Comparar y luego seleccione el documento original en el cuadro de campo, luego seleccione la versión revisada y luego haga clic en OK.

Microsoft Word presentará entonces una vista de tres paneles del documento, mostrando la pantalla principal como el documento final con contenido combinado, y el original y las copias alternativas en un mini panel de ventana. Al desplazarse por el documento, se pueden comparar los cambios. Esto se hace preferentemente en una pantalla con suficiente resolución de pantalla.

Cuando estés listo para combinar los documentos en una copia final, vuelve a la pestaña Revisar haz clic en Comparar y luego haz clic en Combinar selecciona el documento original en el cuadro de campo y luego selecciona la versión revisada y haz clic en OK.

Entonces verá el documento combinado junto con los cambios hechos por otros autores en otro color.

Integración con Office Online

Una de las características más importantes de Google Apps ha sido sus herramientas de colaboración en tiempo real. Microsoft finalmente se ha puesto al día gracias a su suite Office Online que cuenta con una versión basada en la web de Word. Una nueva característica de Word 2016 es la capacidad de compartir y ver quién está trabajando en su documento. Para ello, haz clic en el botón Compartir y guarda el documento en tu carpeta de OneDrive.

El panel Compartir revelará entonces opciones adicionales, con la posibilidad de invitar a las personas a editar el documento con diferentes restricciones. También notará que las opciones Bloquear autores y Restringir están ahora habilitadas dentro del grupo Proteger . Si utiliza Office 365 en un entorno empresarial, puede invitar a los autores a colaborar.

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Para este artículo, utilizaré el Obtener un enlace para compartir que enviaré por correo electrónico a otros autores con los que me gustaría colaborar en el documento.

Cuando usted o el otro autor carguen Word Online y hagan cambios, se notificará en tiempo real a otras personas que colaboren en el documento.

Aquí puedes ver que las ediciones guardadas hechas por el otro autor están codificadas por color en un resaltado azul.

Cuando un autor ya no edite el documento, se le notificará dentro de Word 2016.

Como puedes ver, Track Changes es aún más poderoso con sus características de colaboración en tiempo real. Ya sea que estés trabajando en proyectos grandes o sma
l, Word 2016 puede hacer fácil mantener a todos en la misma página. La coordinación de colores, el compartir, la edición en tiempo real y la integración de la nube con OneDrive se suman a una experiencia convincente.

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