Cómo grabar y ejecutar macros para automatizar tareas en Word

Las macros de Microsoft Word permiten grabar una serie de acciones y luego ejecutarlas con un solo clic de un botón. Las macros de Microsoft Word son como usar Automator en un Mac. Pueden ahorrarte tiempo en las acciones que realizas a menudo en Word.

Por ejemplo, cuando escribo artículos en Word, siempre pongo los márgenes a 0.5″, cambio la vista a Diseño Web, y formateo la primera línea como Título 1. Hoy cubriremos la grabación y ejecución de una macro en Word usando este ejemplo.

NOTA: Las macros son específicas de los programas de Microsoft Office y no funcionan fuera de ellos.

Automatizar las tareas en Microsoft Word grabando sus acciones en una macro

Paso 1: Crear una nueva macro

Antes de grabar una macro, asegúrate de saber qué acciones quieres grabar. Las macros graban cada acción que haces, así que si haces algo mal, la macro lo grabará. Tal vez quieras hacer una lista de las acciones a realizar en un archivo de texto para recordártelo.

Para iniciar la grabación de una macro, haz clic en la pestaña View . A continuación, haz clic en la flecha hacia abajo del botón Macros de la sección Macros y selecciona Grabar macro .

Select Record Macro

También puedes habilitar la pestaña Desarrollador y hacer clic en Grabar macro en la sección Código .

Click Record Macro on the Developer tab in Word

En el cuadro de diálogo Record Macro , introduzca un nombre en el cuadro de nombre Macro . El nombre no puede contener espacios.

Vamos a añadir nuestra macro a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, así que haz clic en el botón .

Record Macro dialog box

Paso 2: Añadir la macro a la barra de herramientas de acceso rápido

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Se muestra la pantalla Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en el cuadro de diálogo Opciones de palabras . Selecciona la nueva macro en la lista de la izquierda y haz clic en Add.

Add Macro to Quick Access Toolbar

Por defecto, el nombre que asignó a la macro con «Normal.NewMacros.» añadido al principio es lo que se mostrará cuando mueva el ratón sobre el botón de la barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiemos el nombre por algo más corto. Selecciona la macro en la lista de la izquierda y haz clic en Modificar .

Click Modify

En el cuadro de diálogo Modificar botón , introduzca un nuevo nombre para el botón en el cuadro Nombre para mostrar . Este nombre puede tener espacios.

Si quieres cambiar el icono del botón, haz clic en un nuevo icono en el cuadro Símbolo .

Haga clic en OK .

Modify Button dialog box

Paso 3: Elegir dónde guardar la macro

Se te devuelve al cuadro de diálogo de la macro de grabación . Por defecto, el macro se almacena en la plantilla Normal, por lo que está disponible para todos los documentos nuevos basados en la plantilla Normal (que es la plantilla por defecto). Si quieres que la macro esté disponible sólo en el documento actual, selecciona el nombre del documento actual en la lista desplegable Almacenar macro en .

En mi ejemplo, voy a aceptar el valor por defecto y almacenar la macro en la plantilla Normal.

Store macro in

Paso 4: Añadir una descripción a la macro

Introduce una descripción de la macro en el cuadro Description , si quieres, y haz clic en OK .

Add description for macro

De nuevo en el cuadro de diálogo Opciones de palabras , haga clic en OK .

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Close the Word Options dialog box

Paso 5: Registra tus acciones

El cursor ahora tiene un icono de cinta de cassette adjunto, lo que significa que está en modo de grabación de macro. Cualquier acción que hagas será parte de la macro.

Realiza las acciones que quieres que se incluyan en la macro.

NOTA: Recuerda que todas las acciones serán registradas, incluso las que no quieras hacer. Así que asegúrate de saber qué acciones quieres hacer. Una vez más, es posible que quieras hacer una lista de los pasos en un archivo de texto a un lado de tu pantalla para referirte a ellos mientras grabas tu macro.

Recording cursor

Paso 6: Deje de grabar sus acciones

Cuando termines de grabar tu macro, vuelve a la pestaña View , haz clic en la flecha hacia abajo del botón Macros y selecciona Stop Recording .

Stop recording a macro

Paso 7: Ejecutar la macro

Para ejecutar mi macro, abro un nuevo archivo de Word y hago clic en el botón Configuración del artículo que ahora está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido.

Run the macro

Las acciones que grabé en mi macro se ejecutan y mi documento de Word está ahora configurado como me gusta.

Results of running the macro

¿Usas macros? ¿Qué tipo de macros has grabado para ahorrarte tiempo? Haznos saber tus ideas y experiencias en los comentarios.

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