Cómo crear un formulario de entrada de datos en Excel

Si tienes hojas en Excel donde necesitas introducir muchos datos, sabes lo tedioso que puede ser. Pero si sabes cómo crear un formulario de entrada de datos en Excel, te hará mucho más productivo.

Cuando la mayoría de la gente piensa en formas en Excel, piensan en crear una forma VBA desde cero. Pero Excel realmente proporciona un formulario prefabricado que se puede utilizar para introducir rápidamente los datos en segundos en lugar de minutos. De todos los consejos de Excel que puedes aprender, este es el que te ahorrará más tiempo.

Sigue este tutorial para hacer uso de esta función y aumentar la productividad de tu hoja de cálculo.

Preparándose para crear un formulario de entrada de datos en Excel

Antes de poder crear un formulario de entrada de datos, necesitarás una hoja de cálculo en la que introduzcas los datos (obviamente), y tendrás que añadir la función de formulario de entrada de datos de Excel a la barra de herramientas de acceso rápido. Tomemos un ejemplo de hoja de cálculo en Excel que se parece a la siguiente.

Este es un ejemplo de cómo podría ser una hoja de cálculo en una empresa donde los empleados están recogiendo manualmente los datos de los sensores de los equipos. La introducción manual de estos datos es:

  • Tedioso y que requiere mucho tiempo
  • Propenso al error humano
  • Potencial para cambiar accidentalmente las entradas anteriores

Puede mejorar este proceso creando un formulario de entrada de datos. Pero primero, necesitarás hacer que el formulario de entrada de datos aparezca en la barra de herramientas de acceso rápido.

Añadir el formulario de entrada de datos en la barra de herramientas de acceso rápido

No verás el formulario de entrada de datos en la barra de herramientas estándar de Excel. En realidad es una característica oculta que necesitarás habilitar. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y selecciona Personalizar la Barra de Herramientas de Acceso Rápido .

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En la ventana Opciones de Excel , haz clic en la barra de herramientas Elegir comandos de y elige Todos los comandos .

Desplácese hacia abajo en la lista de comandos y seleccione Form . Luego, seleccione el botón » Add>> » para añadir «Form» a la barra de herramientas de acceso rápido.

Haz clic en OK y verás el formulario de entrada de datos en la barra de herramientas de acceso rápido. Y ahora estás listo para empezar a usar el formulario de ingreso de datos de Excel en tu hoja de cálculo de Excel.

Crear un formulario de entrada de datos en Excel

Antes de poder utilizar el formulario de entrada de datos en Excel, tendrás que convertir tu hoja de cálculo en una tabla.

Puede hacerlo pulsando Cntrl + T . Verás que los datos de tu hoja de cálculo se convierten al formato de tabla predeterminado.

Ahora que ha convertido su hoja en una tabla, seleccione el icono Formulario en la barra de herramientas de acceso rápido para abrir su formulario de entrada de datos.

Si alguna vez has usado un formulario de entrada de datos en Access, notarás muchas similitudes. El formulario ofrece un método muy controlado de introducir datos en tu hoja de cálculo. No es necesario hacer clic en una fila diferente cuando estés listo para ingresar los datos allí. Los botones del formulario te permiten centrarte en la fila actual y navegar por la hoja utilizando los botones de navegación del formulario.

Cómo funcionan los botones del formulario de entrada de datos:

  • Nuevo : Añade una nueva fila en blanco a la tabla existente.
  • Borrar : Borra la fila actual que estás editando.
  • Restaurar : Restablece (restablece) el campo de datos que está editando a sus valores originales.
  • Buscar Anterior : Mueve el registro que estás editando a la fila anterior.
  • Buscar siguiente : Mueve el registro que estás editando a la siguiente fila.
  • Criterios : Permite buscar registros específicos en la tabla.
  • Cerrar : Cierra el formulario de entrada de datos.
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El uso del formulario de entrada de datos es muy intuitivo. Una vez que empieces a usarlo para manejar tus hojas de cálculo, te preguntarás cómo te las arreglaste sin él.

A continuación, exploraremos cómo utilizar cada característica del formulario para gestionar los datos de la hoja de cálculo.

Adición y eliminación de registros

Los botones Nuevo y Borrar en el formulario de entrada de datos funcionarán exactamente como se espera.

El botón New añadirá un nuevo registro al final de la tabla. En el formulario de entrada de datos, verás campos en blanco en los que podrás introducir datos escribiendo entradas y pulsando la tecla de tabulación para pasar al siguiente campo.

Cuando hayas sacado todos los campos, sólo tienes que seleccionar de nuevo el botón New y verás la nueva fila anexa a tu tabla. El formulario se borra para que puedas seguir escribiendo datos para otra nueva fila si lo deseas.

La ventaja de esto es:

  • Puedes volar rápidamente a través de la adición de registros con sólo pulsar la tecla de tabulación.
  • Hay muchas menos posibilidades de cambiar accidentalmente otros registros.
  • Nunca tienes que usar el ratón, ya que introduces rápidamente los registros.

Borrar los registros de una mesa es igual de fácil. Sólo tienes que hacer clic con el ratón en uno de los registros que quieras eliminar.

Sólo tienes que usar los botones Encontrar Anterior o Encontrar Siguiente para navegar hasta el registro que quieres borrar. Estos botones son similares a los botones de arriba abajo de las herramientas de desarrollo de Excel. Pulsa el botón Delete para eliminar ese registro.

Verá una ventana emergente de advertencia de que el registro será borrado permanentemente. Selecciona OK para confirmar.

Nota : Esta advertencia no es realmente cierta. Si encuentras que necesitas deshacer el registro, puedes cerrar el formulario de entrada de datos y sólo tienes que pulsar Cntrl+Z para deshacer el último cambio. Esto hará que la fila eliminada vuelva a la tabla.

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Búsqueda de registros

Si trabajas con un conjunto de datos muy grande, los botones anterior y siguiente no tendrán mucho sentido. En lugar de trabajar con miles de registros de esta manera, puedes pulsar el botón Criterios para navegar sólo por los registros que quieras.

En este ejemplo, si se quiere navegar sólo a través de las entradas de 132019, primero se pulsaría el botón Criterios . Esto cambiará el formulario de entrada de datos a un formulario filtrado. Introduce «132019» en el campo «Fecha de lectura».

Ahora, al seleccionar Buscar Anterior o Buscar Siguiente , el formulario sólo buscará las entradas que coincidan con los criterios especificados en el campo «Fecha de lectura». En este caso, son sólo los registros en los que la fecha de lectura es 132019.

También puede utilizar operadores lógicos como > o < para recortar los rangos de datos. Por ejemplo, si quieres ver todos los registros anteriores a 142019, escribirías «* como un comodín. Por ejemplo, si quiere ver todos los registros del Sensor 1 que terminan en «54», escribiría «*54» en el campo «Sensor 1».

Uso de los formularios de entrada de datos de Excel

Como puede ver, la habilitación del Formulario de Entrada de Datos en Excel facilita y agiliza mucho las tareas de entrada de datos.

Puede reducir el número de errores cometidos al introducir los datos en las hojas de cálculo, y también hacer que la introducción de datos sea mucho más agradable, ya que hace menos clic y mantiene las manos en el teclado.

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