Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

De todos los métodos que se pueden utilizar para rastrear un proyecto en Excel, la creación de un gráfico de Gantt es uno de los más eficaces. Esto se debe a que es una de las mejores representaciones visuales del estado del proyecto y la línea de tiempo general.

Mediante un gráfico de Gantt se puede ver, de un vistazo, qué tareas son actualmente de mayor prioridad, y se puede ver fácilmente la fecha estimada de finalización del proyecto.

A menos que uses una plantilla de gráfico de Gantt, no hay ninguna herramienta nativa que te permita construir una. Sin embargo, con algunos trucos sencillos, puedes crear manualmente un diagrama de Gantt dinámico en Excel. A continuación te explicamos cómo.

Crear primero la hoja de cálculo de la línea de tiempo del proyecto

Antes de crear el gráfico de Gantt del proyecto, tendrás que crear la hoja de cálculo que lo respalde. Esta hoja de cálculo debe contener la fecha de inicio, la fecha de finalización, la descripción y la duración de cada tarea.

gantt chart schedule

Una vez que hayas diseñado tu proyecto, es hora de crear tu gráfico de Gantt.

Crear un diagrama de Gantt en Excel

Puedes hacer que tu gráfico de Gantt se muestre en una nueva hoja, pero extrae los datos de la hoja original donde se almacena la línea de tiempo del proyecto. Abre una nueva hoja de cálculo y selecciona Insertar en el menú.

Insertar las fechas de inicio en el diagrama de Gantt

En la sección Gráficos , seleccione Gráfico de barras . En el desplegable, selecciona el gráfico de barras apilado .

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insert stacked chart in excel

Este gráfico de barras sirve como indicador visual de la duración de cada tarea.

A continuación, deberá establecer la leyenda inferior del gráfico como la fecha de inicio de cada tarea. Haz clic con el botón derecho del ratón en el gráfico en blanco y elige Seleccionar Datos . Bajo el campo Legend Entries, selecciona el botón Add .

adding a legend in excel

Seleccione el campo Nombre de la serie y luego abra la hoja donde se almacena la programación del proyecto. Seleccione el encabezado Fecha de inicio . A continuación, seleccione el campo Valores de la serie y seleccione todo el rango de fechas de inicio para sus tareas del proyecto.

Selecciona OK cuando hayas terminado. Tu gráfico tendrá un aspecto parecido al que se muestra a continuación.

Es un buen comienzo, pero aún no es un gráfico de Gantt.

Añade las duraciones a tu diagrama de Gantt

Ahora es el momento de añadir una visualización para representar la duración de cada tarea. Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico y elija Seleccionar datos .

En Entradas de leyenda, seleccione Añadir de nuevo.

Repita el mismo proceso anterior, pero esta vez seleccione el encabezado y los datos del campo Duración.

adding duration to chart

Selecciona OK cuando hayas terminado.

Ahora notarás que tu gráfico de Gantt tiene una sección de un gráfico de barras para cada tarea que representa la duración de la misma.

duration displayed on gantt chart

Comienza donde termina la última tarea y termina donde comienza la siguiente.

Añadir descripciones de tareas al diagrama de Gantt

Notará que lo único que falta en su gráfico de Gantt son las descripciones de las tareas. Añadirlas es tan fácil como las fechas y la duración. Pero esta vez tendrás que actualizar las etiquetas del Eje.

Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico y seleccione Select Data . Bajo Etiquetas de eje horizontal , seleccione el botón Editar .

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Esta vez, para el rango de etiquetas del eje , seleccione el rango de celdas que contienen las descripciones de las tareas.

Seleccione OK para terminar y OK en la ventana Seleccionar fuente de datos. Ahora notarás que tu gráfico se parece mucho más a un gráfico de Gantt. Sin embargo, la parte azul de las barras del gráfico no debería estar ahí.

No te preocupes, quitarlos es fácil.

Toques finales en tu gráfico de Gantt

Haga clic con el botón derecho del ratón en una de las barras azules y seleccione Formato de la serie de datos.

Selecciona el icono de la pintura en el menú de la derecha. A continuación, seleccione Sin relleno bajo Relleno , y seleccione Sin línea bajo Borde .

clear data series in Excel

Ahora tu gráfico de Gantt por fin parece un gráfico de Gantt. El único problema es que las tareas de tu proyecto están listadas en el orden inverso al que deberían estar. Lo que quieres es que la tarea con la fecha de inicio más temprana aparezca en la parte superior, la siguiente debajo de ella, y así sucesivamente.

Para arreglar esto, haz clic con el botón izquierdo del ratón en el eje de la izquierda y elige «Formato del eje».

opening format access in excel

En la sección Opciones de eje , seleccione Categorías en orden inverso .

Ahora puedes ver que tu gráfico de Gantt enumera todas las tareas del proyecto en el orden correcto. Sólo la duración de esa tarea aparece en el diagrama de Gantt. Todo está alineado con el intervalo de fechas correcto cuando esa tarea está programada para estar activa.

final gantt chart

Tu gráfico de Gantt está listo. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para darle más formato al gráfico y pulirlo.

Pulir su gráfico de Gantt

Habrás notado que tu gráfico de Gantt tiene mucho espacio en blanco. Hay algunas cosas que puedes hacer para arreglar esto.

Seleccione las fechas sobre las barras de tareas. Luego haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Formato de eje . En Opciones de eje, en Límites, juega con el aumento de los Límites mínimos hasta que las tareas estén lo suficientemente cerca del eje vertical de tu gráfico de Gantt.

task left axis

Si lo aumenta demasiado y las barras se desplazan fuera del área de la pantalla, sólo tiene que pulsar el botón Reset para empezar de nuevo.

También habrás notado que las fechas están muy juntas en la parte superior del gráfico con muy poco espacio entre ellas. Hay un par de cosas que puedes hacer para arreglar esto.

  • En el mismo menú del Eje de Formatos de arriba, puede ajustar el número Mayor bajo Unidades para disminuir el espacio entre las etiquetas de fecha disminuyendo el número. Aumentar el Mayor aumentará el espacio.
  • Si su proyecto se lleva a cabo en un solo año, puede eliminar el año de la fecha de inicio para usar sólo el mes y el día. Esto creará mucho más espacio en la etiqueta para tu gráfico de Gantt.

Cuando termines, tendrás un gráfico Gantt final que ofrece a la gente una visión general muy rápida y fácil de leer de todo tu proyecto.

final gantt chart

Una vez que trabajes en este proceso con algunos de tus proyectos, la creación de un gráfico de Gantt se convertirá en algo natural. Es muy rápido y fácil construir un diagrama de Gantt a partir de la hoja de cálculo de tu proyecto en menos de 10 a 15 minutos.

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