Cómo crear su propia factura desde cero en Excel 2016

El Microsoft Excel 2016 viene con una plétora de plantillas que están listas para que las uses con sólo pulsar un botón. Entonces, ¿por qué hacer su propia factura desde cero? Por un lado, crear tu propia factura personalizada en Excel 2016 te permite modificar y ajustar la factura a tus necesidades particulares. En segundo lugar, es increíblemente fácil de hacer una vez que aprendes los fundamentos del formato y las fórmulas. Después de guiarte por este tutorial sobre cómo crear una factura en Excel 2016, tendrás las habilidades necesarias para crear facturas que hagan lo que tú necesitas que hagan. Sólo te llevará unos minutos.

Empecemos.

Creación de una plantilla de factura personalizada en Excel 2016: El Gran Cuadro

Vamos a desglosar la construcción de nuestra plantilla de facturas en Excel 2016 en varias tareas diferentes:

  • Formatear la tabla en Excel: añadir bordes y dimensionar las columnas
  • Agregar etiquetas y cabeceras de formato
  • Suma de las fórmulas de los totales y subtotales
  • Formateo de números
  • Proteger la hoja de cálculo
  • Guardar la hoja de cálculo como plantilla

Eso puede parecer complejo en general, pero las tareas en sí son simples si se abordan paso a paso.

Formatear una tabla de facturas: Añadir bordes y dimensionar columnas

Para dar formato a la factura será necesario cambiar el tamaño de las columnas y utilizar los bordes y la herramienta de contorno. La tabla que cree definirá los puntos de entrada de datos. Practiquemos un par primero.

Empieza por cambiar el tamaño de la columna A a 12 unidades. Selecciona la columna A, luego haz clic en Inicio , Formato , Ancho de columna e introduce 12.

A continuación, crea un bloque seleccionando el rango de celdas A6:C10. Selecciona la pestaña Inicio , haz clic en el menú Bordes y luego selecciona Grueso Fuera de los Bordes . Crea otra caja seleccionando el rango de celdas A12:C16 y luego repite los mismos pasos para aplicar un borde exterior grueso.

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Ahora que sabes cómo funciona la herramienta de borde y contorno, vamos a crear cajas adicionales dentro de la hoja de cálculo para almacenar información. Algunas de estas cajas utilizarán diferentes estilos de borde y tamaños de columna.

Cambie el tamaño de las columnas E y F a 13 unidades. Redimensionar la columna G a 15 unidades.

A continuación, crearemos un bloque del rango de celdas F6:F13 y aplicaremos un borde grueso, pero esta vez, sólo en el borde izquierdo. Selecciona el rango de celdas, luego haz clic en el menú Bordes , luego Estilo de línea y elige la línea gruesa.

Haga clic en el menú Bordes y luego elija Borde izquierdo .

Ahora sabemos cómo aplicar los bordes en diferentes estilos y diseños. Siga las instrucciones siguientes para diseñar los bordes para el resto de la factura.

Bloquear los rangos celulares

Estilo de la frontera

A18:F28Clic en el menú Border , elegir Thick Outside Borders B18:B28Clic en el menú Border , elegir Left F18: F28Clic en el menú Border , elegir Izquierda E18:E28Clic en el menú Border , elegir Izquierda A29: F31Clic en el menú Border , elegir Thick Outside Borders F29: F31Clic en el menú Border , elegir Izquierda y Derecha F32:F34Clic en el menú Border , elegir Grueso fuera de los límites
Después de aplicar el estilo apropiado, su factura debería empezar a verse como la siguiente.

Añadir etiquetas y formatear encabezados

El siguiente paso es introducir las etiquetas para cada dirección de celda con la alineación y el tamaño de fuente apropiados. Aquí hay algunas etiquetas de muestra. Puedes sustituir cada etiqueta por la tuya cuando sea apropiado.

Etiquetas

Dirección del celular

Alineación

Tamaño de la fuente

Groovy ServicesA1Izquierda14123 Groove StreetA3Izquierda12Beverley Hills, CA, 90210A4Izquierda12Vendido a:A6Izquierda12Enviado a: A12Número de Factura de Izquierda12Fecha de Factura de Derecha12E7Derecha12TérminosE8Derecha12Ventas RepE9Derecha12Débito o CréditoE10Derecha12CantidadA18Centro10DescripciónB18Centrado a través de columnas; seleccione B18:D18 y haga clic en Fusionar y Centrar . 10Precio de la unidadE18Center10MontoF18Center10SubtotalE29Izquierda10TaxE30Izquierda10CargaE31Izquierda10Pagar esteF33Center10MontoF34Center10Hacer cheques pagaderos aC33Izquierda12Gracias por comprar en Groovy ServicesB37Izquierda12Groovy Services LLCC34Izquierda10FacturaF1Izquierda14

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Crea un bloque del rango de células A18:F18. En la pestaña Inicio, haz clic en el menú Estilos de celda y luego elige el estilo deseado para tus encabezados. Elegí el naranja 60% – Acento 2 .

Su factura debería ser como la siguiente en este momento.

Suma de las fórmulas para los cálculos de totales y subtotales

Ahora es el momento de dar vida a su factura. Esto significa añadir fórmulas que puedan ayudarte a calcular el coste de tus bienes y servicios. Su factura probablemente requerirá una función condicional basada en el valor de un producto o servicio seleccionado.

La fórmula If(Condición, Valor 1, Valor 2) produce un valor basado en la condición. Si la condición es verdadera, entonces se produce el valor 1. Si la condición es falsa, entonces se produce el valor 2.

La primera fórmula que introduciremos calcula la cantidad. Para la tabla de cargos detallados, queremos calcular la cantidad multiplicando la cantidad (A19) por el precio unitario (E19). Pero sólo queremos hacer esto si se rellena la fila. De lo contrario, nuestra fórmula creará un error. Para evitarlo, asignamos a la celda de cantidad (F19) un valor en blanco si la celda de cantidad está en blanco.

En la celda F19, introduce =IF(A19=””,””,A19*E19) . Proceda a llenar el rango de celdas F20:F28 con la fórmula.

Crear la fórmula para el subtotal. En la celda F29, introduce =SUMA(F19:F28)

Para crear la fórmula de los impuestos, ve a la celda F30 e introduce =F29*0.50 . Cambia 0,50 por lo que sea tu tasa de impuestos local.

Introduce la fórmula para calcular “Pagar esta cantidad” en la celda F32. Introduce =F29+F30+F31

Formateo de números

A continuación, querrás dar formato a la columna de la derecha como moneda. Selecciona F19:F32, luego haz clic en el $ (formato de número de contabilidad) en el menú Inicio en la sección Número.

Haz lo mismo con E19:E28.

Añadiendo Protección a la Hoja de Cálculo

Ahora que el formato y las fórmulas de su factura están completas, usted quiere bloquear ciertas celdas para que no sean editadas inadvertidamente, rompiendo así su factura. Puedes hacerlo habilitando la protección en tu hoja de cálculo. Antes de habilitar la protección, necesitas desbloquear las celdas donde quieres introducir los datos.

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Selecciona los rangos de células A17:E28. Ve a la cinta de Inicio y haz clic en Formato . Busca Bloquear la celda . Si está activado, adelante y haz clic en él para desactivarlo.

Repita los mismos pasos para las siguientes direcciones y rangos de células.

  • F6:F10
  • F31
  • A7:C10
  • A13:C16

Haz clic en el menú Formato , y luego en Hoja de protección . De forma predeterminada, se marcará “Proteger hoja de trabajo y contenido de celdas bloqueadas”, “Seleccionar celdas bloqueadas” y “Seleccionar celdas desbloqueadas”.  Establecer una contraseña es opcional y realmente no es necesario en este caso.  Asegúrate de que estos ajustes estén seleccionados y haz clic en OK .

Ahora, tu hoja de cálculo se bloqueará para la edición, excepto las filas que has desbloqueado para introducir datos. Si alguna vez quieres hacer cambios en tu hoja de cálculo, haz clic en Formato y luego Desproteger hoja…

Lo único que te queda por hacer es guardar tu factura como una plantilla, y luego llevarla a dar una vuelta. Haz clic en Archivo> Guardar como…> haz clic en el cuadro de lista de tipos, luego elige Plantilla Excel (*.xltx) , y luego haz clic en Guardar.

Cada vez que necesite crear una nueva factura, puede lanzar una plantilla e introducir sus datos. Por supuesto, es posible que tenga que personalizar su factura en función de sus necesidades y requisitos específicos, pero hacerlo debería ser muy sencillo ahora que conoce los fundamentos del formato y las fórmulas.

Si eres nuevo en Excel o necesitas repasar las funciones básicas de la popular hoja de cálculo, asegúrate de revisar nuestro artículo anterior que detalla los aspectos básicos que todo nuevo usuario de Excel debe conocer.

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