Cómo crear plantillas para programas de Microsoft Office

Una plantilla en un documento de Microsoft Office es un poco como crear un formulario pre-impreso: se hace el formato y el texto de la plantilla una vez, y luego se enfoca en llenar los datos únicos en el futuro. Esto puede ser un gran ahorro de tiempo, ya sea que lo uses internamente o para otros clientes.  Si esto te parece bien, entonces tienes suerte: puedes aprender a crear una plantilla en Microsoft Word, Excel o incluso en PowerPoint.

Cómo funcionan las plantillas en Microsoft Office

Al abrir una aplicación de Microsoft Office, como Word, Excel o PowerPoint, tienes dos opciones principales: empezar desde un documento en blanco o empezar desde una plantilla. Microsoft Office viene con un número de plantillas incorporadas, así como una plétora de plantillas para elegir en línea.

Cuando se elige una plantilla, se empieza con un nuevo documento, pero partes del documento ya han sido rellenadas y formateadas. Algunos de los puntos serán editables, y otros serán permanentes.

Cuando guardas tu documento desde una plantilla, no sobrescribe la plantilla. Puedes abrir la misma plantilla una y otra vez para crear documentos similares con un formato y una forma coherente.

¿Cómo funciona eso? Las plantillas se guardan en un formato diferente al de los documentos habituales. Un documento de Word se guarda como .docx, por ejemplo, y una plantilla se guarda como .dotx.  Cuando guardas un archivo como plantilla, puedes abrirlo desde el diálogo Nuevo de la pestaña Personal y Word sabrá que quieres crear un nuevo documento basado en esa plantilla, en lugar de abrir y sobrescribir la plantilla.

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Crear plantillas en Microsoft Word

La forma de crear plantillas en la mayoría de los programas de Microsoft Office son muy similares, pero obtendrás un desglose de cada una para que te resulte más sencillo. Empecemos con Microsoft Word.

Crea tu documento de la manera que quieres que se vea en términos de formato, gráficos, etc. Añade contenido de marcador de posición según sea necesario.

Cuando estés listo para guardarlo como plantilla, ve a la pestaña Archivo y luego haz clic en Guardar como

En la lista desplegable Guardar como tipo , seleccione Plantilla de palabras .

Nombra la plantilla en el cuadro File Name y luego haz clic en Save .

Ahora puedes usar la plantilla siempre que la necesites desde el menú Archivo -> Nuevo .

Crear plantillas en Microsoft PowerPoint

Las presentaciones de PowerPoint pueden llevar mucho tiempo, la creación de plantillas para su uso con PowerPoint es una gran manera de ahorrarle algo de tiempo y no tener que empezar de cero cada vez que necesite crear una nueva presentación. También le ayuda a crear coherencia y una marca adecuada para las presentaciones de la empresa.

Cree o abra la presentación de PowerPoint para la que desea tener una plantilla.

Haga clic en la pestaña File y luego seleccione Save as

En la lista desplegable Guardar como tipo , seleccione Plantilla de PowerPoint

Escriba el nombre que desea que tenga su plantilla de PowerPoint en la casilla File Name y haga clic en Save .

Crear plantillas en Microsoft Excel

El mundo de las hojas de cálculo, tablas y gráficos también necesita plantillas. Esto es lo que necesitas hacer para crear una plantilla en Microsoft Excel:

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Crear o abrir el archivo de Excel que desea guardar como plantilla.

Haz clic en la pestaña File y selecciona Save As

En la lista desplegable Guardar como tipo , seleccione Plantilla Excel

Escribe el nombre que quieres que tenga tu plantilla de Excel en la casilla File Name y haz clic en Save .

Uso de plantillas

Al crear y utilizar plantillas es muy importante recordar que se debe eliminar cualquier texto que no se requiera en todos los documentos en el futuro. En su lugar, puedes poner marcadores de posición temporales donde sea necesario y, una vez que trabajes en un nuevo proyecto, poner la información correcta para ese proyecto específico. Esto minimiza las posibilidades de enviar a alguien un documento con nombres y estadísticas incorrectos.

Las plantillas facilitan la realización de las tareas y también es una gran manera de presentar a los nuevos empleados cómo se hacen ciertos documentos, presentaciones u hojas de cálculo dentro de la empresa. Esto le da a las cosas una apariencia cohesiva y profesional en todos los ámbitos.

¿Usas plantillas? Comparte tus consejos en los comentarios.

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