Cómo crear listas desplegables usando la validación de datos en Microsoft Excel

La Validación de datos le permite hacer cosas que implican complicadas configuraciones personalizadas, como pedir a los usuarios que elijan una opción de una lista o restringir las celdas a ciertos tipos de datos. Es extremadamente útil cuando necesitas mantener tus datos de Microsoft Excel consistentes y estandarizados.

Hoy les mostraré cómo crear una lista desplegable en una celda usando la Validación de Datos. Aunque estoy tomando las capturas de pantalla con el Excel 2016, los pasos son los mismos si utilizas una versión anterior como el Excel 2013.

Crear una tabla de datos y la lista de opciones

Primero, prepara una tabla de datos básicos. Puedes escribir tus datos manualmente o copiar y pegar desde otra fuente.

A continuación, vamos a introducir una lista de opciones para la lista desplegable. Puede hacerlo al definir la validación de datos o puede definir una lista en otro lugar de la misma hoja de trabajo o en otra hoja de trabajo.

Para este ejemplo, vamos a enumerar las opciones de la lista desplegable en otra hoja de cálculo, así que haz clic en una de las pestañas de la hoja de cálculo en la parte inferior de la ventana de Excel.

Introduce cada opción en una columna (o fila), una opción en una celda. Luego, vuelve a la hoja de trabajo con tus datos.

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Activar la validación de datos para las células seleccionadas

Para este ejemplo, queremos añadir listas desplegables a la columna Rating , o a la columna B . Selecciona las celdas a las que quieras añadir las listas desplegables también. En nuestro caso, hemos seleccionado B2 hasta B10 .

Luego, haz clic en la pestaña Datos .

En la sección Herramientas de datos , haga clic en el botón Validación de datos .

Añadir una lista desplegable a las celdas seleccionadas

Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos . En la pestaña Settings , puede hacer que Excel restrinja las entradas en las celdas seleccionadas a fechas, números, decimales, horas o una cierta longitud.

Para nuestro ejemplo, seleccione Lista de la lista desplegable Permitir para crear una lista desplegable en cada una de las celdas seleccionadas.

Seleccione la fuente para las opciones de la lista desplegable

Ahora, necesitamos especificar la fuente de las opciones en cada lista desplegable. Hay dos maneras de hacerlo. El primer método consiste en escribir manualmente las opciones en el cuadro Fuente separado por comas. Esto puede llevar mucho tiempo si tienes una larga lista de elementos.

Anteriormente en este artículo, creamos una lista de artículos en una hoja de trabajo separada. Ahora vamos a utilizar esa lista para rellenar la lista desplegable en cada una de las celdas seleccionadas. Este segundo método es fácil de manejar. También puedes ocultar la hoja de trabajo que contiene las opciones (haz clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja de trabajo y selecciona Ocultar ) cuando distribuyas el libro de trabajo a tus usuarios.

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Para agregar la lista de la hoja de trabajo separada a tu lista desplegable, haz clic en la flecha hacia arriba que aparece a la derecha del cuadro Fuente .

El cuadro de diálogo Validación de datos se reduce a sólo el cuadro Fuente y puedes acceder a tu libro de trabajo bajo el cuadro de diálogo. Haz clic en la pestaña de la hoja de trabajo que contiene las opciones de la lista desplegable.

A continuación, seleccione las celdas que contienen las opciones. El nombre de la hoja de trabajo y el rango de celdas con las opciones se añade a la casilla Fuente en el cuadro de diálogo Validación de datos .

Haz clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del cuadro Fuente para aceptar la entrada y expandir el cuadro de diálogo.

Añadir un mensaje de entrada

Puedes añadir un mensaje opcional a la lista desplegable. Tal vez quieras mostrar un mensaje de ayuda o un consejo. Es una buena idea que el mensaje sea breve.

Para agregar un mensaje que se muestre cuando se seleccione una celda que contenga la lista desplegable, haz clic en la pestaña Mensaje de entrada . A continuación, introduce un Título y el Mensaje de entrada en los cuadros.

Añadir una alerta de error

Otra opción de la lista desplegable es un mensaje de error, que se mostraría cuando un usuario intentara introducir datos que no coinciden con los ajustes de validación. En nuestro ejemplo, cuando alguien escribe una opción en la celda que no coincide con ninguna de las opciones preestablecidas, aparece el mensaje de error.

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Para agregar un mensaje de error, haz clic en la pestaña Alerta de error . La opción predeterminada para el estilo de la alerta de error es Stop . También se puede seleccionar Advertencia o Información . Para este ejemplo, acepta la opción por defecto de Stop en la lista desplegable Estilo .

Introduce el título y el mensaje de error para la alerta de error . Es mejor mantener el mensaje de error corto e informativo. Haz clic en OK .

Use su nueva lista desplegable

Ahora, cuando haga clic en una celda a la que haya añadido una lista de validación de datos, aparecerá una lista desplegable y podrá seleccionar una opción.

Si has añadido un mensaje de entrada a la lista desplegable, éste se muestra cuando seleccionas una celda que contiene la lista desplegable.

Si intentas introducir una opción que no coincide con ninguna de las opciones preestablecidas, la Alerta de error que configuras se muestra en un cuadro de diálogo.

¿Cómo ha utilizado las listas desplegables de Excel? Háganoslo saber en los comentarios. Además, echa un vistazo a nuestros otros consejos de Microsoft Office y nuestro tutorial para crear desplegables en Google Sheets .

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