Cómo crear formularios rellenables en Microsoft Word

Siempre que hay necesidad de formularios rellenables, la gente suele recurrir a editores avanzados de PDF que tienen herramientas de formularios interactivos. Sin embargo, no mucha gente se da cuenta de que es simple crear formularios rellenables en Word.

Hay dos métodos para hacer esto en Word. Uno es usar cajas de texto en todo y luego crear campos personalizados. El otro es utilizar herramientas de desarrollo y los diversos controles de entrada de datos que están disponibles allí.

¿Qué opción debería elegir?

El método que uses depende del tipo de forma que estés creando.

Debe utilizar el método de campo personalizado si el formulario:

  • Sólo tiene que rellenar los campos de texto
  • No te importa entrenar a tus usuarios para que rellenen los campos personalizados
  • Necesita formularios rellenados rápidamente

Debe usar herramientas de desarrollo si el formulario:

  • Requiere listas desplegables o casillas de verificación
  • Estás enviando un archivo individual a cada usuario
  • No querrás tener que entrenar a los usuarios en el uso del formulario

Una vez que hayas decidido qué enfoque quieres tomar, puedes aprender a usar cada opción a continuación.

Crear formularios rellenables en Word con campos personalizados

Crear un formulario rellenable con campos es muy simple. Primero, crea tu formulario escribiendo el nombre de cada campo, y el texto de relleno para el lugar donde deben ir las respuestas.

A continuación, tendrá que crear los campos personalizados para la entrada de datos. Para ello, selecciona Archivo , Opciones , y Propiedades . En Propiedades, selecciona Propiedades avanzadas .

Esto abrirá una ventana de diálogo de Propiedades del Documento. Selecciona la pestaña Personalizada .

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En esta ventana es donde crearás cada uno de los campos personalizados que irán en tu formulario rellenable. De uno en uno, nombra cada campo y dale un valor inicial.

Seleccione Add para agregar cada campo, y luego continúe ingresando todos los campos en su formulario.

Selecciona OK cuando hayas terminado.

En su documento, destaque el primer campo de su formulario. En el menú Word, haga clic en el menú Insertar , haga clic en el desplegable Piezas rápidas y seleccione Campos . Si Quick Parts no aparece en el menú Insert, tendrás que añadir Quick Parts a la cinta para acceder al elemento Field.

En la ventana emergente, haz clic en DocProperty bajo Nombres de campos, y haz clic en Tu_Nombre (o como sea que hayas llamado al campo) bajo Propiedad.

Continúe este proceso para todos los campos restantes de su formulario hasta que todos se conviertan en campos.

Puedes aprender más sobre el uso de campos personalizados de varias maneras para automatizar tus documentos.

Rellenar un formulario con campos personalizados

Ahora, todo lo que sus usuarios necesitan hacer para llenar el formulario es pasar por todos los campos personalizados e introducir los valores.

Para ello, necesitarán seleccionar Archivo , Opciones y Propiedades . En Propiedades, selecciona Propiedades avanzadas . Esto abrirá una ventana de diálogo de Propiedades del Documento. Seleccionar la pestaña Personalizada .

En la ventana Propiedades del documento, sus usuarios sólo tienen que seleccionar cada una de las propiedades e introducir el valor correcto para esos campos y luego seleccionar Modificar .

Después de introducir los valores de todos los campos personalizados, al hacer clic en OK se añadirán esos valores a los campos correctos del formulario.

Puede actualizar cada formulario en el campo haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando Update Field . O bien, puedes seleccionar todos los campos y pulsar F9 .

Una vez actualizadas, el formulario personalizado de Word contendrá todas las respuestas introducidas en los campos personalizados.

Su usuario puede entonces guardar el formulario y enviárselo con todos los campos debidamente rellenados.

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Como pueden ver, este enfoque ahorra mucho tiempo porque todos los valores de campo pueden ser introducidos rápidamente en un lugar.

Crear formularios rellenables en Word con herramientas de desarrollo

Si necesitas un formulario más versátil, entonces es mejor que utilices las herramientas de desarrollo en Word para crear los campos de entrada del formulario requeridos. Antes de que puedas hacer esto, necesitarás habilitar el menú para desarrolladores en Word.

Selecciona el menú Archivo y selecciona Opciones . En la ventana de diálogo Opciones de Word, selecciona Personalizar Cinta en el panel de navegación izquierdo. En Elegir comandos de , seleccionar Pestañas principales . Si el desarrollador ya se muestra en el panel derecho, selecciona la casilla de verificación para activarlo. Si no lo está, selecciona Desarrollador en el panel izquierdo y selecciona el botón Add>> para añadirlo al panel derecho.

 

Selecciona OK para terminar. Ahora deberías ver aparecer Developer en el menú de Windows.

Abra un nuevo documento de Word seleccionando Archivo en el menú, seleccione Nuevo , y elija Documento en blanco .

Seleccione Desarrollador en el menú, y seleccione Modo de diseño .

Insertar un campo de texto

Para una entrada de campo de texto, elija el Control de Contenido de Texto Simple .

Esto insertará un cuadro de entrada de texto en el formulario rellenable.

Insertar una lista desplegable

Para añadir una entrada en el cuadro desplegable, seleccione Control de contenido de la lista desplegable .

Esto insertará una lista desplegable en el formulario rellenable. Sin embargo, para llenar el cuadro de la lista, es necesario configurar la lista. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en el control de la lista desplegable y selecciona Propiedades . En el cuadro de Propiedades del control de contenido, selecciona el botón Add para añadir nuevos elementos a la lista.

Cuando termines, selecciona OK . Ahora verás que la lista desplegable aparece en tu formulario rellenable.

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No verás la lista desplegable mientras creas el formulario en el modo de diseño. Pero puedes seleccionar Modo de diseño para desactivarlo y probar cómo se verá la lista desplegable.

Insertar un selector de fechas

Otra herramienta útil para un formulario rellenable en Word es el Control de Contenido del Selector de Fechas. Seleccione esta opción para añadir una opción de selección de fecha en su formulario.

No tienes que hacer nada para personalizar este control. Funcionará como sea necesario para que el usuario pueda elegir una fecha para este campo.

Insertar casillas de verificación

El siguiente control que es útil en un formulario rellenable es el control de contenido de la casilla de verificación.

Primero, inserte el número de casillas de verificación que necesita en su formulario, después de escribir la pregunta anterior.

A continuación, escriba el texto de cada selección junto a cada casilla de verificación.

Probando su formulario rellenable en Word

Puede agregar cualquier número de controles en su formulario para satisfacer sus necesidades. Cuando hayas terminado, sólo tienes que seleccionar el modo de diseño en el menú Controles para desactivar el modo de diseño y ver tu formulario rellenable terminado.

Pruebe todos los controles en su forma para asegurarse de que funcionan como usted espera.

Como puedes ver, crear un formulario rellenable en Word no es tan difícil como puede parecer. El enfoque que elija dependerá de la complejidad del formulario y de los tipos de respuestas que busque.

Inténtelo y vea qué tipo de forma puede crear en Word usando cualquiera de los dos métodos anteriores.

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