Cómo conquistar la función de búsqueda y sustitución de Microsoft Office

Imagina esto: estás escribiendo un papel de 10 páginas, y en algún lugar dentro de él has escrito mal un nombre. Resulta que es Berenst a in con una A, no Berenst e in. ¿lo haces?

A) Leer todo el asunto, cambiando cada E errónea por una A

B) Sólo déjalo y espera que nadie lo note,

o

C) ¿Utilizar la función «Buscar y reemplazar» de Microsoft Office para convertir a todos los Berenstein en un Berenstain de una sola vez?

Podría decirse que una de las mayores ventajas de los programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo es el poder localizar y editar instantáneamente el texto y los datos sin tener que peinar manualmente las páginas impresas o los libros de contabilidad. Y las opciones de Buscar y Reemplazar de Office pueden ser muy específicas, permitiéndote usar comodines e incluso encontrar palabras que suenen como las demás. Vamos a hacer que te sientas cómodo eligiendo la Opción C con estos consejos para conquistar la función Buscar y reemplazar de Microsoft Office.

Buscar y reemplazar lo básico para Word

Puedes acceder a Buscar y reemplazar abriendo un archivo de Word y dirigiéndote a la pestaña Inicio de la cinta. A continuación, haz clic en la flecha junto al botón Buscar y selecciona Búsqueda avanzada .

Alternativamente, sólo tienes que hacer clic en Reemplazar . También puedes usar el atajo de teclado Ctrl + H para abrir la ventana Reemplazar directamente.

Verá las pestañas Buscar y Reemplazar en la ventana que aparece (así como la pestaña Ir a, donde puede especificar un punto preciso del documento al que saltar).

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Si sólo estás mirando, y no necesitas que el programa reemplace ningún texto por ti, está bien que te quedes en la pestaña Buscar. Escribe el texto que estás buscando en el campo Encontrar qué , y Word sacará las instancias que coincidan. En este momento, como no has especificado ninguna opción, la búsqueda mostrará cualquier texto que coincida, ya sea en mayúsculas o en minúsculas, o quizás una parte de una palabra.

Finding he in Word

Al hacer clic en el botón Reading Highlight se resaltarán todas las instancias en amarillo, lo que le permitirá ver, de un vistazo, todos los lugares en los que aparece el término buscado dentro del documento. Haz clic en Encontrar siguiente para desplazarte por todas las coincidencias.

Reading Highlight in Word

La pestaña Reemplazar añade la posibilidad de reemplazar el texto que has buscado por el nuevo texto que escribas en el campo Reemplazar con . Comprueba el texto que estás reemplazando uno por uno con el botón Reemplazar , o haz todo el documento de una vez con Reemplazar todo .

En el siguiente ejemplo, Word cambiará el perro «perezoso» por uno «dormido».

word find and replace a word

Haciendo clic en Más obtendrás una tonelada de opciones para personalizar tu búsqueda, pero vamos a repasar primero lo básico para Excel.

Encontrar y reemplazar lo básico para Excel

Dentro de una hoja de cálculo Excel , haz clic en Find & Select , y luego elige entre Find o Replace de la lista desplegable que aparece. El atajo de teclado Ctrl + H también funciona aquí.

El programa Buscar y Reemplazar de Excel funciona de manera similar a Microsoft Word. Escribe lo que estás buscando en el campo Encontrar lo que , haz clic en Encontrar siguiente, y Excel resaltará las celdas que coincidan. Al hacer clic en Find All se generará una lista detallada de las celdas coincidentes justo en la ventana Find and Replace.

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También puedes hacer reemplazos, pero vigila de cerca tus criterios de búsqueda. Es fácil hacer cambios no deseados sin querer, especialmente cuando se utiliza Reemplazar Todo. En la imagen de abajo, Excel cambiará ambas instancias del número 2 a un 3, dejándonos no sólo con tres vacas sino también con trece pollos.

Find and Replace in Excel

Digamos que queremos dejar en paz a nuestros pollos, pero aún así arreglamos el recuento de nuestras vacas. Haz clic en Opciones, y luego marca la casilla Coincidencia del contenido de la célula entera .

Excel Match Cell Contents

Ahora Excel comprobará si hay celdas que contengan sólo el número 2, para que podamos hacer clic con seguridad en Reemplazar sin afectar a nuestros pollos. Es un ejemplo tonto, pero ilustra el tipo de percance que puede ocurrir, especialmente si se elige Reemplazar Todo sin comprobar los resultados uno a uno.

También en las Opciones: marque la casilla Coincidencia de mayúsculas y minúsculas para que su búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas, elija buscar en hojas específicas dentro de su cuaderno de trabajo y especifique si desea desplazarse por sus coincidencias columna por columna o fila por fila. Incluso puedes buscar y reemplazar el formato de las celdas.

Opciones avanzadas de búsqueda y sustitución en Microsoft Word

La palabra nos da un montón de opciones para manipular «Encontrar y Reemplazar». Haz clic en Más en la parte inferior de la ventana Buscar y Reemplazar para verlas.

Click More in Word

Las opciones van desde simples, como Match Case, a más complejas, como el uso de comodines y el reemplazo del formato.

More Options in Word

Encuentra sólo palabras completas

Con esta selección, Word trata su término de búsqueda como una palabra completa y no buscará su término de búsqueda dentro de otras palabras. Por ejemplo, la búsqueda de «él» no dará la palabra «el».

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Prefijo y sufijo del partido

Estas limitan su búsqueda a palabras que tienen el mismo comienzo o el mismo final. Si se combinan los prefijos y se busca «amor», la palabra encontrará «amor» y «encantador», pero no «amado».

Usar comodines

Le permite utilizar signos de interrogación, asteriscos, paréntesis y más para modificar su búsqueda.

Suena como

Esto encuentra palabras que suenan como la que buscabas. Úsalo para encontrar homónimos o palabras cuya ortografía puede variar.

Word Finds a Word that Sounds Like Another

Encuentra todas las formas de palabras

Encuentra la palabra que buscaste, así como las instancias que están en plural o en un tiempo diferente. Buscar «be» con esta opción activada también dará como resultado «are» y «is».

Ignorar los caracteres de puntuación e ignorar los caracteres de espacio en blanco

Esto le dice a Word que no tome en cuenta los espacios, puntos, guiones y similares.

La comida para llevar

Navegar por su documento y arreglar múltiples incidencias de un error no tiene por qué ser una pesadilla. Incluso si no está exactamente seguro de lo que está buscando, puede personalizar su búsqueda de Buscar y reemplazar para reducir las opciones. Aprender a utilizar toda la potencia de Buscar y reemplazar puede parecer desalentador, pero con la práctica, estarás manejando tus documentos como un profesional.

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