Cómo añadir el desplegable de celda de Google Docs y la validación en las hojas de cálculo

imageAnteriormente, revisamos la función de validación de datos en Excel 2010, y hoy voy a revisar la misma función en Google Docs.  El 26 de agosto de 2010, Google Docs hojas de cálculo (también conocido como Google Sheets) añadió el menú desplegable dentro de la celda y la validación en las hojas de cálculo, acercándolo un paso más a la paridad de la función con Excel.

Entonces, ¿qué hace todo este jazz de validación de datos? Simple – restringe los valores de una célula a una lista preestablecida o a un rango específico.

Por ejemplo, si tuvieras una columna de «Estado» en una hoja de cálculo que llevara el seguimiento de tus diversos proyectos para tus múltiples clientes, podrías limitar las entradas válidas para esa columna a «Completado», «En curso», «Cancelado», etc., etc. De esta forma, haces que tu hoja de cálculo de Google Docs sea más fácil de usar ( menos escritura – puedes elegir simplemente una entrada del menú desplegable ) y ayudar a evitar errores y erratas. Hay un par de formas diferentes de configurar esto y algunas opciones diferentes para elegir.

Actualización: Este post fue publicado originalmente en 2010. Algunos de los nombres de los ajustes y los menús han cambiado. He actualizado las capturas de pantalla y algunos de los pasos de abajo en consecuencia. Disfrutad!

Cómo añadir Google Docs Validación del desplegable en la celda {Screencast}

Nota del editor : Este vídeo está bastante desactualizado, pero te dará una idea general de cómo funciona la validación en Google Docs. Consulta las instrucciones paso a paso para ver las últimas capturas de pantalla: los nombres de algunas de las opciones y de los ajustes han cambiado.

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Cómo añadir Google Docs en la celda Validación desplegable {Paso a paso}

Paso 1

Seleccione la celda o celdas a las que desea agregar la validación de datos. Puedes seleccionar varias celdas manteniendo pulsada la tecla shift y haciendo clic en un rango de celdas.

google docs cell validation

Paso 2

Haga clic en Datos y elija Validación de datos… . Alternativamente, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en las celdas seleccionadas y seleccionar Validación de datos…

 

Paso 3

En el menú desplegable Criterios, elija Lista de rango.

Paso 4

Escriba el rango de celdas que le gustaría usar como opciones de entrada. Alternativamente, puedes Hacer clic en el botón a la derecha del cuadro y seleccionar un rango con el ratón ( esta opción es más fácil ). Incluso puedes elegir un rango de una hoja de cálculo diferente dentro del doc.

En lugar de crear una lista del rango, también puede introducir los elementos de la lista manualmente. Selecciona Introduce los elementos de la lista y simplemente escríbelos en el cuadro de la derecha. Utiliza esta opción cuando tus entradas válidas no estén ya incluidas en tu hoja de cálculo.

Paso 5

Llene las opciones adicionales.

Si desea mostrar el texto de ayuda cuando un usuario pasa el ratón por encima de una celda de datos validados, marque Mostrar texto de ayuda de validación e introduzca el texto en el campo de abajo.

Marcar Mostrar lista desplegable en la celda si se quiere permitir a los usuarios elegir opciones válidas de un menú.

google docs prevent invalid entries

Si desea permitir datos inválidos, pero mostrar una advertencia, seleccione Mostrar advertencia para el ajuste «En datos inválidos». Con este ajuste, puedes escribir lo que quieras aquí, pero se te notificará que no está en la lista de datos válidos. Si seleccionas Rechazar entrada para esta opción, se rechazarán las entradas no válidas.

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Haga clic en Guarde cuando termine.

Después de configurar la validación de datos, la celda tendrá una flecha en la esquina superior derecha.

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El texto de ayuda aparece como un tooltip cuando se selecciona la celda.

google docs validation of data

Si ha permitido entradas no válidas, verá una advertencia si introduce datos que no están incluidos en la lista o en el rango especificado. Esto aparece como un triángulo naranja en la esquina superior derecha.

Google Docs Spreadsheets Data Validation

¿Entendido? Bien. ¡Adelante y valídalo!

¿Utiliza la validación celular? ¡Dinos cómo en los comentarios de abajo!

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