Aquí están las 24 funciones principales de Microsoft Excel que deberías usar

Excel es una de las herramientas de hoja de cálculo más poderosas que existen. Parte de ese poder proviene de las muchas funciones incrustadas que están disponibles para su uso dentro de las hojas de cálculo. Algunas de estas funciones son bien conocidas, mientras que otras se usan raramente pero son igual de poderosas una vez que entiendes cómo usarlas.

Funciones esenciales de Excel

Hay algunas funciones de las que la mayoría de la gente no podría prescindir. Estas incluyen todo, desde la función básica SUM hasta las funciones más avanzadas de CONTEO.

La función SUM es la función más utilizada en Excel. Su uso es muy simple. Simplemente escribe =SUMA( en una celda, y luego arrastra el ratón hacia abajo en la columna de celdas que quieras añadir.

La función PROMEDIO funciona de manera similar. Simplemente escribe =Promedio( en la celda, y luego arrastra el ratón por la columna de celdas que quieras promediar.

La función MAX es útil cuando se tiene una lista muy larga de números en una columna y se necesita encontrar el valor más grande. Escribe =MAX( en la celda, y luego arrastra el ratón hacia abajo en la columna de celdas donde quieras encontrar el valor máximo.

También puede utilizar la función MIN exactamente de la misma manera que la función MAX, excepto que el resultado será el número mínimo de la lista.

La función PRODUCTO es buena para aquellos momentos en los que tienes uno o más números que necesitas multiplicar juntos, como cuando estás calculando una cantidad representada por un porcentaje.

Escriba =PRODUCTO( en la celda, luego arrastre el ratón hacia abajo en la columna de celdas que desea multiplicar.

Similar a la función PRODUCTO es la función SUMPRODUCTO . Para que esta función funcione, necesitas seleccionar varias listas de números en tu hoja de cálculo. Una vez que hayas seleccionado las múltiples columnas de datos, la función sumará cada columna y luego multiplicará los resultados de cada una para la respuesta.

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Nota : Un método alternativo para seleccionar varios elementos para realizar una función matemática sobre ellos es seleccionar sólo los elementos individuales escribiendo el inicio de la función, luego manteniendo pulsada la tecla CTRL y seleccionando las celdas que desea sumar o multiplicar de una en una. Cuando tecleas ) para cerrar la función y pulse ENTER , el resultado se mostrará en esa celda.

Funciones lógicas IF

Otra familia de funciones útiles en Excel son las que terminan en «IF». Esto permite realizar cálculos en las celdas sólo si se cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, imagina que tienes una columna de números, pero sólo quieres promediar los que están por encima de un cierto límite. Puedes hacerlo con la función AVERAGEIF .

Para utilizar esta función, seleccione la celda donde quiere que vayan los resultados. Selecciona Fórmulas del menú. Selecciona Más Funciones de la Biblioteca de Funciones , luego selecciona Estadística de la lista, y selecciona PROMEDIO de la lista de funciones.

Al seleccionar la función, aparece una ventana de Argumentos de Función.

Aquí puedes seleccionar cada campo y luego seleccionar el rango de celdas en la hoja de cálculo para cada campo. Para los PROMEDIOS:

  • Rango : Selecciona el rango de celdas que quieres promediar.
  • Criterios : Escriba una comparación lógica con un límite; por ejemplo>15 promediará sólo las células mayores de 15.

Sólo tienes que rellenar los campos en negrita. Todos los campos que no estén en negrita son opcionales.

Otras funciones de la FI que puede utilizar con criterios como éste incluyen:

  • CONTEO : Cuenta sólo las células que cumplen una condición.
  • COUNTIFS : Igual que COUNTIF, pero puede ser usado para contar datos de cadenas.
  • MINIFS : Devolverá el valor mínimo en un rango, sólo de los artículos que cumplan con sus criterios.
  • MAXIFS : Igual que el MINIFS, pero devuelve el valor máximo en un rango.

Funciones lógicas

Algunas de las funciones más útiles de Excel son las funciones lógicas que permiten comparar diferentes celdas para obtener resultados basados en los resultados de una comparación.

Por ejemplo, la función IF examinará si las células coinciden con las condiciones de comparación que usted establezca. Si la comparación es verdadera, el campo de resultado devolverá cualquier valor que especifique para TRUE. De lo contrario, devolverá cualquier valor que especifique para FALSO.

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Para utilizar la función IF, haz clic en la celda en la que quieres que aparezcan los resultados, y luego escribe =IF( .

  • Haz clic en las celdas que quieras comparar con un operador de comparación entre ellas. Por ejemplo A2.
  • Escriba una coma, seguida del valor que desea mostrar si la comparación es verdadera. Por ejemplo, escriba «Sí» para devolver Sí si la comparación es verdadera.
  • Escriba otra coma, seguida del valor que quiere mostrar si la comparación es falsa.

Puedes llenar toda la columna hasta la última fila para realizar la misma comparación en todas las filas.

Un enfoque avanzado para utilizar la función SI es anidar otro cálculo en los campos Verdadero o Falso. Por ejemplo, si A2A3-A2 , y el campo Falso a A2-A3 .

Otras funciones lógicas en Excel son:

  • Y : Si todas las celdas de la lista son Verdaderas, los resultados serán Verdaderos, de lo contrario, Falsos.
  • NOT : Esta función puede ser usada para revertir los resultados en otra celda; Verdadero a Falso, o Falso a Verdadero.
  • OR : Si alguna de las celdas que enumera es Verdadera, los resultados serán Verdaderos, de lo contrario, Falsos.
  • SWITCH : Permite devolver cualquier número de valores o fórmulas de salida específicas si una expresión coincide con cualquier número de valores específicos correspondientes.
  • XOR : Si sólo una de las celdas que enumera es verdadera, los resultados serán verdaderos. Si todas son Verdaderas o todas son Falsas, el resultado será Falso.

Tenga en cuenta que, al igual que con la declaración IF, puede sustituir los resultados de salida «Falso» o «Verdadero» por otra fórmula. Esto hace que las funciones lógicas en Excel sean muy poderosas.

Funciones de texto

Hay muchas veces en Excel en las que puede querer juntar una serie de celdas para formar una celda más larga. O puede que necesites tratar de otra manera con valores de cadena. Excel ofrece una variedad de fórmulas de cadenas que puede utilizar en estas situaciones.

La función CONCAT te permite concatenar varias cadenas de texto de varias celdas diferentes en tu hoja de trabajo, en una sola cadena. Usar esta función es tan simple como escribir =CONCAT(«string1″, «string2″, «string3») . La función puede tener tantas cadenas como necesites, y cada una de las cadenas puede ser reemplazada por la celda que contiene la cadena.

Otras funciones de cadena que puede utilizar en Excel son:

  • IZQUIERDA : Devuelve el número de caracteres que especificas del lado izquierdo de una cadena.
  • DERECHA : Devuelve el número de caracteres que especificas del lado derecho de una cadena.
  • MID : Extraer caracteres del medio de una cadena, recién dada
  • TRIM : Recorta cualquier espacio ya sea al principio o al final de una cuerda.
  • TEXTO : Convierte un valor de cualquier celda en una versión de cadena de ese valor.
  • LEN : Devuelve el número de caracteres de una cadena.

Usando las funciones de Excel

Hay funciones de Excel para casi cualquier propósito que puedas imaginar. La forma más fácil de aprender sobre todas ellas es seleccionar el menú Fórmulas, seleccionar Insertar Función , y en la ventana emergente, cambiar la Categoría a todas. Puedes desplazarte hacia abajo a través de todas las funciones disponibles y leer las descripciones para aprender más sobre el funcionamiento de cada función.

Lo bueno de usar las funciones de Excel es que te guía por cada parámetro de la función mientras las usas. De esta manera sabrás qué necesitas insertar y cuántos parámetros se necesitan para que la función funcione correctamente.

Después de un tiempo, con la práctica, desarrollará una lista regular de las funciones en las que es experto y a las que recurre con frecuencia.

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